高效会议的8个原则
2012/3/6 

    核心提示:减少会议次数 ,关键成功要素:前期准备和后续跟进 ,主持会议需要自律 ,会议的类型 ,正式的大型会议 ,日常会议 ,工作小组、跨部门团队等会议 ,临时性的小型会议及讨论 ,会议不应该蜕化成社交活动 ,会议的议题类型 ,真正的标准议题 ,长期议题 ,各种其他议题 ,没有行动就没有议题 ,争取达成一致意见 ,需要做会议记录吗? ,没有议程的会议 ,最重要的因素:执行和后期跟进工作 ,

    遵循这些简单的规则,会议就可以变成一种非常有效的工具。

    管理者会议上投入了相当大比例的时间,这个比例通常相当高。80%的高层管理者在接受采访时声称,他们会在会议上花60%的时间;而80%的管理者则称60%的会议都是没有效率、毫无收获的。无论我们从哪个角度看,这都是一个难以接受的结果。会议能够,也必须是高产出的。倘若我们遵循一些简单的规则,会议就可以变成一种非常有效的工具。

    减少会议次数

    提高会议的效率应当从取消某些会议开始。大多数组织的会议过多了,这主要是由以下几种原因引起的,而技术变革将会使这些原因在将来变得更重要:组织结构变得日益复杂;组织中出现了越来越多的工作小组和团队;许多管理者只是想当然地召开会议,而没有思考它们是否真正必要;专业人才的数量在增加,但限于他们狭窄的专业领域,根本无法凭借一个人的能力从始至终完成某项任务,他们需要其他人来帮忙。

    因此,如不采取有效措施,会议的数量还会继续增加。此外,每一次会议都会让一系列后续会议成为必要。每次管理层会议通常意味着会给管理团队的每个成员分派工作,相应地,这些人又要在下面的事业部或部门中召开更多的会议。

    因此,最重要的第一步是停止这种快速增加的会议,这种形成越来越多会议的自动机制必须要消除或进行控制。

    因此,我的第一个忠告是:不要开会!当我们有开会的冲动时,应该先停一下,并且问问自己:这次会议真的重要吗?有没有其他的方法去做这项工作或解决这个问题?只有在经过周密考虑以后,或者实在没有别的(或更好的)办法时,我们才应该召开会议。

    需要特别注意导致会议任意繁殖的一个原因:团队合作。团队合作已经非常普遍了,但它也是无效率的一个根源。很多“团队”实际上不是一个团队,他们只是一个群组,领导没有经过太多思考就把他们组合在一起;没有人去认真考虑谁应当是这个团队的一部分,而谁不是。团队的任务和工作方法也都是草率制定的,往往目标也不太明确。越是这样,就越是需要召开很多会议,会议目的不是为了完成实际工作,而是为了澄清和解决前期准备不足的那些事务。

    虽然团队合作的特点是团结协作,但这并不意味着所有团队成员都要参加所有的会议。好的团队合作意味着把开会的数量减少到最小。

    那些在会议上花费超过30%的时间的管理者,应该认真考虑怎样减少被会议占用的时间。如果实在做不到,他们至少应该关注如何提高会议的效率。

    关键成功要素:前期准备和后续跟进

    真正的工作通常不是在会议期间完成的,而是在它之前和之后完成的。一次会议的效率取决于所做的准备工作,这实际上这意味着要去准备会议的议程以及针对会议决议的执行方案。

    会议的准备工作需要时间。因此,我们应该在时间表中预留一定的时间,从而确保我们有足够的时间。很多管理者会在笔记本中记上要去参加的会议,但令人惊奇的是,很少有人会在他们的时间表中为会议前期准备和后续跟进工作预留时间。

    在某种程度上,如果准备工作不够充分,可以通过会议上的即兴发挥来补偿,有经验的管理者会这样做。我顺便指出,这并非与生俱来的能力,而是多年经验的结果。优秀的管理者也可以即兴发挥,但他们并不依赖这种技巧。他们会做准备,认真考虑这次会议及其进程。他们同样知道,即便是准备最充分的会议,也不会总是按照计划进行。即使作了最好的准备,也还需要足够的应变能力。

    准备会议的工具就是会议议程。没有议程就没有会议——只有一种例外情况,我将在本章结尾处进行说明。

    通常,单独准备议程既不可能,也不明智。作为会议准备工作的一部分,我们应当和所有的(或至少是部分重要的)到会者一起进行协商,让他们说出自己对议程问题和会议进度的想法和希望。在特定形式的会议中,动议权力(取决于相关法律、法规、合伙协议等)仍然是需要保留的。

    协商制定议程和会议进度,并不会改变这样一个事实:最终,还是要......点击查阅全文......↓