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让沟通的“电波”永不消失

2007-5-14 来源:《新智囊》 作者:高岩

   □ 黑钻值班顾问 高岩



编者按:

您在企业的运作中以及在日常的管理过程中遇到哪些困惑,可以和我们联系(zhaomin@thinktank.net.cn)或登陆中国管理传播网(www.manage.org.cn),您的问题将成为案例样本,由黑钻顾问亲自为您“出谋划策”,和您共同分享管理经验。另外,如果您有好的管理实践经验,也可以对其他读者提出的问题给予意见。凡是参与此互动栏目的读者,将可能获得由《新智囊》派送的管理图书,包括“黑钻顾问”的系列产品。



读者来信:

我是武仪装饰集团公司的总经理,我创办这个企业近十年,公司由原来的两间小工作室和十几名员工,发展成为拥有11个部门、6个分公司、1300多名员工的集团公司,企业管理层级分成四级:集团公司——分公司——片区——项目。公司大了,管理部门多了,烦恼也多了,最让我头疼的是我与下属的沟通方面。我的主张和意见经常被下属所曲解,导致执行时走了样,每次追查原因,下属总说误解了我的原始意图。更有不可理喻的下属,我向他布置工作,很长时间不向我汇报执行情况,出于无奈我不得不找他来寻问。有时我就想,是不是管理层级多了,下属沟通反馈渠道受限,于是我尝试着跨级沟通、布置工作,结果下属牢骚满腹,认为我干扰他们,搞得我非常气愤。创业的苦和痛,我都能忍,管理沟通上的问题长此以往定会误人误企,这是我绝不能容忍的!



读者建议:

裁人换血(民营企业老板,男,42岁)

管理干部曲解公司领导意见,是能力不强的表现。对上司的主张不理解就要多问,不清楚也不问就敢去做,这样的下属要不得。及时撤换,让能理解你意见的人上来,为企业注入新鲜血液,不要心软,坚持这么做会慢慢好起来的。

扁平管理(企业管理顾问,女,38岁)

企业成长了,管理层级增多,必然会增加管理沟通的难度。要想从根本上解决它,还是从管理体制上入手,裁减一级管理层,沟通信息的“失真”就会减少很多。

培养习惯(总经理助理,女,35岁)

管理沟通一个很重要的内容就是沟通反馈,在反馈中发现问题,要比产生结果后处理问题积极得多。作为领导者要教导下属,养成良好的沟通习惯,有事多请示、常汇报。

  

黑钻顾问的回答:

经过近十年的筚路蓝缕之后,公司已经成了你的“至爱”,你不能容忍企业存在问题是可以理解的。企业管理中“沟而不通”是经常会遇到的,只要抓住关键环节,找出问题,沟通难题自然迎刃而解。

那么,管理沟通容易在哪些环节上出现问题呢?我们不妨来分析一下,管理沟通不外乎在三个环节中出现问题:

一是编解失真。信息发送者未能将沟通内容用恰当、准确的语言表达出来,或者信息接收者未能正确理解发送者的信息内容,产生了歧义;二是传递失灵。双方当事人在沟通传递时,心情、态度及方式方法不被对方所接受,影响了信息接发;三是反馈失控。在发送者与接收者之间,未能将发收双方的信息进行对比识别,使信息的完整度、准确度不可控。

从你的情况来看,在三个环节中都存在问题。那么怎样才能保证沟通顺畅呢?在“管理沟通的五项技能”的课程中,黑钻曾经讲过一个“沟通模型”:

发送者将信息编码,通过传递被接收者接收并全部解码,接收者向发送者反馈接收信息数量及解码内容,进行识别纠错。发送者向接收者反馈识别结果。如有信息缺失将进行二次传递并反馈。

那么,怎样用这个模型来改善您的企业管理沟通现状呢?这里提供三种方法仅供参考。

一、编解共“码”。你的主张和意见经常被下属所曲解,说明你的部下对传递的内容确有解码失真的情况。但站在部下的角度来讲,内容表达的失误也会造成他们的曲解。如果你与部下不能使用相同“密码本”,那么,信息的编制在源头就可能出现失真,当失真的信息被部下全部接收进行解译,怎能不违背你的原始本意,所谓“失之毫厘,谬以千里”。一般情况下,我们倾向于用接收者熟悉的信息编制沟通内容,与部下沟通要用部下熟悉的信息编码,与客户联络要用客户熟悉的语言沟通,往往能收到较好的效果。

二、传递同“频”。在管理沟通中“密码”一致了还不够,沟通双方必须在相同的“频率”上,才能同“频”共振。职场是有等级和职业角色的,并不是越短距离的沟通就是最好的,与其跨级与部下直接联系,还不如由其上司与其沟通,这样既能防止信息传递渠道上的衰减,又能发挥公司管理者逐级负责的作用。

三、反馈验“效”。明确了沟通的“密码”与“频率”,还要通过反馈来检验。针对你公司个别部下布置工作无反馈的情况,前面读者给出了很好的方法,培养下属请示汇报的职业习惯。反馈必须是双向的、相互的,既要有下属请示汇报、由下向上的反馈过程。同样,也要有上司勤于督导、由上向下的反馈过程。在双向、重复的反馈过程中,及时完成沟通纠错,保证沟通效果。

总的来说,沟通双方如果能够使用共同的“密码”,使用相同的沟通“频率”,不断用反馈来检验沟通的效果,信息自然会像“电波”一样在时空中穿梭无阻,永不消失。


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