内部控制在家电行业销售的应用分析
2005/12/28 来源:《中国管理信息化(行业版)》 2005年第12期 作者:李文琳


  企业的内部控制是运用现代企业的系统理论、控制理论和信息理论,按照企业控制与管理规律的要求建立起来的经营管理体系,它对完善公司治理结构、改善经营管理、防止弊端、保障财产安全、提高经营活动效率和效益等方面,有十分重要的意义。企业的销售与收款循环是企业循环审计中的一个重要环节,通常也是企业内部控制的薄弱环节。效益是企业生存和发展的最重要的目标,然而最根本的实现效益的途径就是搞好销售,促进业务的发展和业绩的提高。我们必须重视这个循环的内部控制的设计的合理性和执行的有效性,才能使企业的效益提高,实现利润最大化。本文将以家电生产企业和家电专营商场之间的业务为例,简要说明一个理想的销售与收款内部控制应该包含的控制程序。
  
  一、销售与收款的业务流程
  
  一般来讲,双方会在每年度开始时签订全年的销售合同。合同中一般会规定销售规模、销售支持费用、促销活动费用、销售周期、结算方式和残损机处理等内容。具体包括:商家提供销售规模不低于200万的销售业绩;销售支持费用按照月返利2%、季返利3%、年返利3%结算;销售周期25天,且库存金额不得小于未结款货款金额;结算方式采取支付转账支票或6个月以内的承兑汇票;残损机比率不得大于库存量的1%,否则不予结款等具体规定。业务往来的处理流程大致如下:
  首先由家电商场(以下称“商家”)向家电供货厂家(以下称“厂家”)发出订货单,提出订货要求。厂家由专门的具有授权资格的人员负责对订货单作出审核,因一般均采取赊销方式结算,还要对商家的信用情况及额度进行审批。获准后,厂家根据订货单编制销售单,仓库保管部门依据销售单供货,运输部门负责配送到商家指定仓库,同时编制发运凭证,到达目的地向商家仓库索取入库单或其它入库凭证。之后,根据销售合同中规定的销售结算周期提前一周由专门人员负责将一周后结算的入库货品数量、单价结合入库时的入库单和厂家编制的发运凭证进行核对,确定结款金额。在对账时,还应对相应的销售支持和促销费用进行确认核对,确定以采取账扣的形式还是另付支票的形式支付。如采取账扣方式支付,需将货款金额扣除确认的销售支持金额后的余额作为当次结算金额。一周后到结算日期,厂家(一般纳税人)应向商家开具相应的增值税专用发票和销售发票,商家应按一周前对账确认的支付金额付款。
  
  二、在设计内部控制时需要注意的问题
  
  1.不相容岗位职责分离。签订销售合同时,应由两个以上专人负责;批准销售的经理和编制销售单的人员应由不同人担任;仓库保管部门和货运部门不能合二为一,避免未经批准的发货。2.产品销售主要由销售部统一管理,财务结算由财会处负责,内部检查由审计处负责。3.销售单、发运凭证和销售发票应连续编号,保证业务的记录和处理不重不漏。4.订货单、销售单、发运凭证均应付在销售发票存根后面,以便查找。销售发票上的单价应与商品供价单上的价格一致(与商家额外签订的特价机除外),发票上数量应与销售单及发运凭证上的数量型号一致。5.销售负责人员做好PSI管理(进销存管理),及时掌握各种型号产品的零售情况,对于一些滞销机型和不良库存应及时采取有效措施处理,避免影响正常的款项结算。6......点击查阅全文......↓