ERP系统下的销售与收款业务内部控制
2004/6/28 来源:《市场周刊》 2004年第6期 作者:任文跃


  ERP系统作为控制环境的一部分,深刻影响着会计系统和控制程序等内部控制要素。企业在享受ERP系统能带来的诸如降低库存投资、降低采购成本、提高生产效率、提高客户服务水平等效益的同时,还应该深入研究在ERP系统环境下的内部控制问题,以保证业务活动的有效进行,防止、发现、纠正错误和舞弊,保证财产安全,保证会计资料的真实完整。
  销售作为企业利润现金流量的直接源泉,在以客户为中心的商业社会,销售管理的好坏直接影响企业生存和发展。销售管理模块或功能是ERP系统集成的重要组成部分,是处理企业与企业赖以生存的客户之间业务的接口。通过销售管理模块和功能,人们期望能贯彻以客户为中心的理念,优化企业销售管理流程,在广阔的地域实现实时的控制,提高销售管理的水平。研究ERP系统下销售与收款业务的内部控制,对于ERP的应用企业、对开发ERP的企业具有普遍意义。
  本文在ERP系统环境下,结合销售与收款业务特性,探讨如何实现销售与收款业务内部控制目标的问题。
  销售与收款循环的特性包括两部分内容,一是该业务活动的有关凭证和会计记录,二是有关的业务流程。
  
  一、 主要凭证和会计记录
  
  主要凭证和记录如下:顾客订货单;销售单;发运凭证;销售发票;商品价目表;贷项通知单;应收账款明细账;主营业务收入明细账;折扣与折让明细账;汇款通知书;现金日记账和银行存款日记账;坏账审批表;转账凭证;收款凭证等。
  无论在手工业务系统中,还是在基于信息技术的管理信息系统中,上述凭证和会计记录都会根据企业的具体需要设计成不同的体现形式,也会根据需要进行合并、简化。
  在ERP系统中,一些凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计。通过采用适合于ERP系统特性的形式,简捷、高效地达成各种凭证和记录原有存在目的。例如,在手工业务系统中的一些内部凭证的联次设计的目的,在ERP系统中可以利用信息系统的实时性,通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成,这样既避免了一个凭证多联次造成的繁琐、冗长、效率低下的传递流程,也能堵塞由于凭证多联次造成的舞弊漏洞。再如,原有的凭证连续编号控制程序在ERP系统中也相应地设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制内容。
  
  二、 销售与收款循环中的主要业务活动
  
  (一) 接受顾客订单
  业务流程:1、顾客提出订货要求。2、根据顾客订货要求编制销售单。3、销售当局对销售单进行审批。主要包括对顾客、价格、商品种类规格、数量的审批。对销售单中体现的各项销售因素的签审过程是对此笔销售交易的认可过程,也是对此笔销售交易的控制过程。
  控制目标:1、顾客是真实的,2、价格符合企业的定价政策,3、商品种类规格的正确性,4、销售商品的数量是可接受的。
  控制程序:
  在ERP系统中通常设销售管理模块来进行销售的管理和控制。销售单一般是进入销售管理系统的第一张单据,销售单的审批包括对销售产品种类、规格、数量、单价、顾客、赊销额度、信用政策等各项目的审批,是销售的关键内部控......点击查阅全文......↓