会议管理如何优化?
2009/8/26 来源:慧聪网企业管理频道 作者:谭小芳

    企业所需要开的会议类型比较多:如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议,也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。

    企业常常需要开会,在会议中讨论企业的发展问题,但是如果会议管理不当,会造成大量的无效会议,仅仅只沟通了思想,但却产生不了实质性作用。笔者认为,有些企业的会议到了不得不优化的阶段了。但是如何优化呢?会议组织管理活动在所有工作环节上,必须体现出优化的要求,做好如下几个工作:

    第一,会议的方式必须是优化的结果,即会议所采用的方式,必须是在能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式。

    第二,参加会议的人员必须是优化的结果。参加会议的人员,既要符合合法性,又要符合合理性,使参加会议的人员体现出最佳构成。

    第三,会议议题的确定必须是优化的结果,即在每一个会议召开之前,会务工作人员要根据会议的职权,根据会议各个议题的轻重缓急和会议领导者的安排,对计划提交会议的议题,进行必要的梳理和优化。

    第四,会议决策的形成也必须是优化的结果。为达到对会议决策方案的优化,这就要求会议对任何一个决策结果的最终形成,要提供多个预选方案,以便进行比较、优化和抉择。这样,会议上决策的质量才能有保证。