论现代企业的管理沟通技巧
2008/10/1 来源:企业经济 作者:曾 萍


  [摘 要] 现代企业必须不断提升管理水平,把握管理沟通目标、信息源、信息、听众、背景、媒介、反馈这“七要素”是其重要前提;要充分发挥管理沟通的“听、说、读、写”以打牢基础,而引进善“望”、广“闻”、勤“问”、深“切”构成管理沟通的“八字诀”是其主要关键。相互整合将有效优化管理沟通,促进管理沟通现代化。
  [关键词] 管理沟通;七要素;八字诀
  [中图分类号] F270 [文献标识码] A [文章编号] 1006-5024(2008)10-0080-03
  [作者简介] 曾 萍,云南大学工商管理与旅游管理学院讲师,硕士,美国麻省理工学院斯隆管理学院访问学者,研究方向为管 理沟通、人力资源管理、组织行为学。(云南 昆明 650091)
  
  一、把握管理沟通“七要素”是提高管理水平的前提
  1.把握目标。确定沟通目标的意义在于:分析整个沟通过程所要解决的最终问题。针对沟通前众多的信息,沟通者必须组织一个清晰的概念传达给受众,才能实现有效沟通。这个清晰概念的组织包括:确定目标、明确观点、安排具体内容。沟通目标不仅要按指导性和咨询性策略进行,还要明确总体目标、行动目标和沟通目标。既要界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系,又要明确主导目标,善于在主导目标的规范下,考虑如何把对方的目标进行整合,确定最后的行动目标和沟通目标。
  2.分析信息源。在沟通中,信息源即信息的发送者、沟通主体、沟通者,即:分析谁发起这个沟通的行为。在沟通分析过程中,沟通主体关键要明确三个问题:我是谁?我在什么地方?我能给受众什么?沟通主体分析是解决“我是谁”以及“我在什么地方”这两个问题。沟通主体分析“我是谁”的过程,就是自我认知的过程;而分析“我在什么地方”的过程,就是自我定位的过程,这两个过程就是确定可信度的过程。而解决好信息源的问题,则是沟通主体建立可信度和确定沟通目标的过程。因此,信息源始发沟通过程,确定沟通对象,选择沟通目的。
  3.组织信息。为了使信息顺畅地传递至听众并使其易于接受,策略性地组织信息是至关重要。即重要内容应放在开场白还是置于结尾需要仔细斟酌。如果在开头就阐述重点,称为直切主题。由于直接切入主题能更快、更容易地为听众所接受,故在商务场合中应尽可能多地采用。如果在结尾说明重点,则称为间接进入主题,即采用循序渐进、逐条分析、最后推出结论的方法,以缓解具有排斥心态者的抵触情绪,并激发他们的兴趣,进而转变其态度。为此,要善于运用信息策略。信息策略是管理沟通的第三个重要环节,成功的沟通者在每次沟通发生之前,首先要考虑如何完善沟通的信息结构。信息策略的制定,关键在于解决好怎样强调信息、如何组织好信息这两个问题。
  4.了解听众、服务听众。成功的管理沟通是听众导向的沟通。在沟通前应该了解听众背景:他们是谁?他们了解什么?他们对什么感兴趣?怎样激励他们?做好这四点主要是在与听众沟通前要认真预测听众是积极的还是被动的?是主要听众还是次要听众?他们对于沟通的主题了解什么?他们需要哪些新信息?听众对所提供信息感兴趣的程度?如果听众对沟通主题兴趣浓厚,就可以开门见山、直奔主题。而对于那些对沟通主题兴趣不大的听众,就应该设法激发他们的热情,征求意见并诱导他们参与讨论。沟通客体分析是成功管理沟通的出发点。要善于运用沟通客体策略,重视伦理道德在管理沟通中的作用。
  5.沟通背景(环境)分析。现代企业优化管理沟通,必须重视环境分析,建立环境分析机制,既要经常分析内部环境,又要分析外部环境,因人因事因时因地而异。要特别重视对沟通过程发生影响的环境因素分析:一是心理背景,包括沟通主体自己的心情和沟通主体对于对方的感受和态度,避免由于偏见与好恶而出现偏差。二是物理背景,即沟通发生的场所。特定的场所能造就特殊的沟通氛围,如与......点击查阅全文......↓