精心设计,打造个性的库存管理明细账
2008/10/1 来源:电脑爱好者 作者:朱晓燕


  本文可以学到
  以库存管理为例的电子账簿建立详细过程
  对账目中数据进行核算的函数使用技巧
  
  很多朋友是从事财务以及相关的工作,虽然现在财务软件已经很普及,但是对于一些小型企业以及个人来说,专业财务软件价格仍然不菲,而且财务软件并不是面面俱到,很多时候并不能够满足一些特殊核算需要。如果使用定制软件,则价格可能会更高。这时候为什么不利用大家最经常使用的Excel,根据自己的特定需要,来设计一套属于自己的库存管理明细账呢?
  其实使用Excel设计库存管理明细账并不困难,只要大家充分利用Excel的功能以及各种函数,就可以让自己的会计工作业务水平,提高到一个新的层次!下面就以编辑一份某单位的原材料库存管理明细账为例,来看看如何具体实现的吧!
  
  1.编辑原材料目录
  作为原材料库存管理账,目录当然是必备不可少的。创建目录时,首先启动Excel 2003,新建一个工作簿,将sheet1表命名为“原材料目录”。在此工作表中输入表头,编辑一个表格,并在其中输入库存原材料的序号、名称、型号以及单位等,如原材料节能灯、单位为只、规格为10W(见图1)。
  
  图1
  
  2.根据原材料目录,创建明细账页
  由于要核算每种原材料的库存明细,因此必须为不同的原材料品种,分别创建明细账页,这个可以根据前面的原材料目录表而建。如编辑第一个明细账页时,新建一个工作表,将其命名为“1”,其他依次类推。在这个表1中,根据传统账页格式,编辑库存明细账,输入原材料商品名称,如节能灯以及其型号等;再输入相关的计算公式,如贷方栏中的单价计算,这个在一般情况下是根据库存平均单价计算的。这样就可以在明细表的第二行贷方金额M10单元格中输入公式“=K10*O9”即可,并将此公式复制到下面的相应单元格中,而在计算余额数量N10单元格中输入公式“=N9+H10-K10”即可(见图2)。
  
  图2
  为了使明细账页能够与原材料目录表链接起来,可以在每个明细账页添加一个超链接,点击“插入→超链接”菜单项,在弹出的“插入超链接”对话框中的“要显示的文字”文本框中输入超链接显示文字,如“原材料目录”。从下面的“单元格引用”列表中选择“原材料目录”选项,单击“确定”按钮即可。需要返回原材料目录表时,只需要单击此表上的“原材料目录”文字即可(见图3)。采用同样的方法,还可以将原材料目录表中的每个原材料名称与相应的明细账页链接起来。
  
  图3
  
  3.使用函数,自动进行余额汇总
  库存管理过程中,往往需要经常查询库存余额表,而在这个库存管理表中,可以通过一系列函数轻松实现此功能。插入一个工作表,将其命名为“原材料库存余额表”(见图4),在其中编辑一个余额表,在第一行的A2:D2中输入月份、借方、贷方、余额等内容,在第一列中A3:A15中输入上年结转以及1~12月份,然后依次输入以下公式:
  
  图4
  
  ①在存储上年结转余额的D3单元格中输入公式“=SUM(SUMIF(INDIRECT(ROW($1:$3)&"!$e$9"),$A3,INDIRECT(ROW($1:$3)&"!$p$9")))”,此公式的作用是利用INDIRECT、SUMIF、SUM等函数,根据A3单元格中的“上年结转”文字,来对各个明细表中的上年结转栏中的余额进行汇总
  ②在存储1月份借方余额的B4中输入公式“=SUM(SUMIF(INDIRECT(ROW($1:$3)&"!$b9:b50"),$A4,INDIRECT(ROW($1:$3)&"!$j9:j50")))”
  ③在存储1月份贷方余额的C4中输入公式“=SUM(SUMIF(INDIRECT(ROW($1:$3)&"!$b9:$b50"),$A4,INDIRECT(ROW($1:$3)&"!$m9:m50")))”④在存储1月份贷方余额的D4中输入公式“=D3+B4-C4”
  然后将这②③④中的3个公式复制下面的单元格中。这样每当各个明细表中输入日常库存数据时,就会自动计算出每月的借方、贷方发生金额以及余额了。
  以上仅仅是以原材料库存管理为例,通过这个实例,还可以将此方法应用在资金管理、材料收发等方面,只需要稍微修改一下即可实现更多的功能。(山东/朱晓燕)
  
  小提示
  账页较多,需要复制时可以批量进行:按住Shift键,使用鼠标单击单元格需要复制的第一个工作表,然后单击最后一个工作表,然后右击鼠标,从弹出快捷菜单中选择“移动或复制工作表”,在弹出的对话框中选中“建立副本”复选框,并从上面的“下列选定工作表之前”列表框中选择“移至最后”选项,单击“确定”按钮,最后将复制的工作表修改下表名即可。