加强基层事业单位基建档案的管理
2008/10/1 来源:中国新技术新产品 作者:秦元元


  摘 要:基层事业单位的基建档案,存在职责不明、保存不妥的现象,造成了不良后果和损失,因此,加强基层事业单位基建档案管理,要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行,做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接,推动档案工作的规范化、标准化。
  关键词:基层单位;基建档案;管理
  
  基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,它既是建设过程的真实反映和记录,又是建设发展的重要基础和依据,也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点,随着社会信息化的飞速发展,基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化,特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求,而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门,给收集管理工作带来很多困难,就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
  
  1 加强领导,建立档案组织
  
  抓好基建档案工作,首先要从思想上重视基建档案管理工作,提高认识,从监与管两方面入手,分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障,用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作,建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识,注重收集与及时移交,防止档案材料的散失;"外"就是要抓住每一个环节的档案收集,积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作,以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织,不仅是行政管理的重要组成部分,而且是必须做好的一项基础性工作,因此,要明确有关人员与部门的职责,用制度管人,用制度办事,将基建档案工作作为硬任务列入工程条款,将基建档案工作以法律文书的形式规定下来,鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料,作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目,自建设项目开始,就积极介入。
  
  2 建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
  
  制度要健全,执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准,对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料,应根据基建档案形成的规律和特点,在便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类目,如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求,制定本单位的基建档案管理实施细则,细则应主要明确本单位基建档案的范围,归档的基本要求和基本内容,基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准,增加基建档案资料整理的可操作性。
  资料要齐全,内容要完整。要达到此目标要求,应该重视抓好资料的收集工作,坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步,坚持档案部门与基建部门相结合,编制分类方案,正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作,齐抓共管,进一步做好基建竣工归档工作。
  管理要及时,立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统,就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,同步进行,做到工程进度到哪个阶段,档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门,严格交接手续,认真核查案卷质量并确保档案的完整。
  
  3 加强对有关人员的培训
  
  一个单位基建档案管理的好坏,不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关,更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分,它服务于今天,有利于未来,为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供......点击查阅全文......↓