论档案信息的电子化管理推进
2008/2/1 来源:河南社会科学 作者:刘 斌


  摘要:档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。但是,从我国目前的情况来看,由于档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性,标准化、规范化工作有待提高,档案信息管理人员的素质有待提高等原因,档案信息电子化的推进有待深入。推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平,自动化建设要着眼于提高系统的整体水平,要有重点地抓好数据库建设,实事求是地改进管理体制,重视人才管理。
  关键词:档案信息电子化;管理推进;改革
  中图分类号:G2
  文献标识码:A
  文章编号:1007—905X(2008)02—0169—02
  
  一、档案信息电子化的发展
  
  办公自动化、无纸化等的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式和以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不先时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。档案信息电子化,可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率;可缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性;可一次投入,多次产出,改变信息加工工作受经费限制的局面;可拓宽服务范围,提高档案部门的地位。档案信息电子化,还使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚处于起步阶段,但档案工作者要注意这方面的发展动向,提前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
  但是,从我国目前的情况来看,档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一、规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,这制约了档案信息电子化的进程。同时,在我国至今还没有建立一个能达到数据交换要求的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。另外,标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆(室)藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。最后,档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
  加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离开应用水平的提高,就脱离了实际。加强管理的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极I生;三是要从现实出发,循序渐进。为了提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。
  
  二、推进档案信息的电子化
  
  (一)推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平
  目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理系统。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要健全。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,就必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 ......点击查阅全文......↓