科学划分书库管理责任区
2008/1/1 来源:大学图书馆学报 作者:刘菊霞


  摘要 对流通书库的书库管理工作进行岗位分析,利用自动化系统对工作人员所需承担的工作量进行相关的数据统计和分析,建立可操作性强的数学模型,确定各书库合理的人员编制,进一步科学合理地划分工作人员的责任区?
  关键词 数学建模 数据统计 数据分析 岗位设置 书库管理
  
  为了充分调动书库管理人员工作的积极性和主动性,增强他们的工作责任心,最大限度提高图书排架的准确率,为读者提供更加优质高效的服务,必须实行切实可行?科学高效的管理方式?笔者认为,在对书库实行目标管理的前提下,划分个人责任区是行之有效的管理方式?
  如何保证划分工作责任区时的依据科学合理,笔者首先通过大量的数据统计和分析,确定合理的人员编制数;并且经过多年的尝试和实践经验的总结,建立起可操作性较强的数学模型:利用数据统计和分析的结果,对影响工作效率的诸多决定性因素和参考因素进行较为科学的权重假定,然后把本书库内各个类别图书的各权值根据人员编制数进行多次的数据组合和分析,最后使各数据组合结果大致均等,此时各数据组合所包含的类别即为各个工作人员的责任区?
  要本着公平?公正的原则,科学划分责任区,才能使每位书库工作人员心悦诚服地接受这种管理方式,并满怀欣喜地感受其带来的工作上的高效率,不折不扣地履行他们的工作职责?因为图书馆员很大程度决定着图书馆的服务质量,“没有员工的满意,就没有满意的读者”[4]?
  要科学划分责任区,其前提条件是为每个流通书库合理配置一定数量的工作人员?因为岗位设置的科学性直接决定着图书馆人力资源管理工作的有效性,决定着图书馆人力资源管理作用的发挥?要合理地设计图书馆岗位必须首先做好岗位分析,因为“工作岗位分析是人力资源管理的基石?它为人力资源管理的各个侧面提供客观依据?”[1]岗位定编的依据是客观的组织任务量和员工平均绩效?因此,要科学?准确地给某种岗位配备适当数量的员工,就必须事先科学全面地分析该岗位承担工作量的大小?
  
  1 确定流通部各书库管理人员的编制数
  
  对流通书库的书库管理人员定编的流程主要包括选择工作分析的方法和工具,即利用本馆的自动化系统中的编目子系统及流通子系统进行数据统计;搜集?整理和分析影响书库管理工作效率的各种决定性因素及参考因素;建立可操作性强的数学模型,对统计结果进行组合和分析;确定流通部书库管理人员的编制数?
  1.1统计各项用以确定人员编制数和划分责任区的关键性数据
  1.1.1 统计各类图书在一个学年的还书册数
  要使统计结果更加科学,合理确定统计的时间长度是前提?笔者认为以一个学年作为时间长度是科学合理的,因为它体现了教学?科研?等级考试?资格考试?职称评定等因素对读者借阅图书在种类和数量上的影响,完整包括了一个必然会出现多个波峰和波谷的规律性循环?各类图书一学年的还书册数是:A=1465,B=16398,C=5533,D=12733,E=898,F~F1= 1530,F2~F8=15602,G=15386,H=49646,I=93025,J=16282,K=15179,N=662,O=11436,P=1008,Q=2043,R=4221,S=1366,TP= 34398 ,T=11467,U=65,V=99,X=1128,Z=1210,合计还书总量=312780?T类指的是除TP以外的其他T类图书,下同?进一步可计算出三个书库的还书量在总数中的比例为:0.222,0.556,0.222?
  1.1.2 统计采编部一个学年移送至流通部的新书册数
  各类新书分别是:A=185,B=2050,C=1598,D=2985,E=82,F-~F1=1711,F2~F8=5419,G=3343,H=7120,I=3205,J=3520,K=2905,N=211,O=3113,P=210,Q=356,R=623,S=525,TP=4568,T=4520,U=58,V=32,X=296,Z=138?
  1.1.3 统计一个学年因读者室内阅览产生的需要工作人员归架的图书数量
  各类图书分别有:A=135,B=1692,C=1425,D=1930,E=123,F~F1=593,F2~F8=2227,G=1825,H=3356,I=1250,J=932,K=962,N=786,O=3320,P=865,Q=1032,R=1834,S=925,TP=3515,T=2923,U=120,V=135,X=483,Z=312?
  1.1.4 统计当前流通书库每类图书的种类
  通过编目系统统计出当前各类图书的种数,统计结果为:A=813,B=5634,C=3438,D=9300,E=574,F~F1=3780,F2~F8......点击查阅全文......↓