黄金约会:经理人把控会议管理之道
2007/9/1 来源:AMT前沿论丛 作者:留 芳


  从某种意义上讲,公司会议也是约会之一种:约定进行的会面、会谈。而在许多企业的实践过程中,它却又远远没有男女间的爱情约会来得浪漫愉悦,也不会使参与约会的人感到心灵收获与时光苦短。恰恰相反,白领职员们一边咖啡一边在冷气十足的座位上转转笔,画一些无意识的象形符号,结果是“约会”变成松散的“相亲会”。有调查表明,无论处于关键岗位或是一般后勤类岗位的经理人,平均20%的工作时间都花费在各式各样的内外会议上。然而有1/3以上的会议在参加者认为这个会议是没有必要,甚至耽误时间和机会的。
  被会议控制最多的,除了被经济绩效和股东价值追着跑的老板董事们,就是大群大群脸色苍白,拼命干活,求取不同阶段不同定义成就感的经理人。许多人的忙,演变成了单一的“开会忙”,但在这个会议上,人又做了些什么呢?基本没有绩效考核会认真追踪到会议桌上。于是,我们也看见了一个手机广告:风景如画的度假村,长条桌上一群西装革履的经理人们正在开会,老板挥舞着手势还在发言,一个经理人悄悄在桌下启动手机,家中女儿的可爱歌声传来,他的脸上终于浮出微笑……
  被无数人诟病的会议,依然有着它本身的优点和存在的合理性:沟通、决策、民主、分配、显性记录……既然如此,怎样把低效的会议转变成一种高效能如黄金般的美好约会,拥有美好结局而非不了了之,这里从经理人的角度,给大家一些把控会议管理之道:
  
  告知与预备从会前开始
  
  曾有一个在制造厂做中层的朋友向我抱怨他们的厂会。“上层把会议当儿戏,想什么时候开就一个通知,我们就要离开要紧的生产线,跑到另外一个楼里的会议室,耐着性子听他讲,偏偏又是个慢嘴,有的时候就是当天报纸上看到一条什么新闻,他觉得和我们厂发展有点关系了,有什么新主意了,就巴不得要我们下面一圈人第一时间都晓得,接着就是一句话‘要立刻去做好’,然后基本就忘了,也不再听他提起。我呢,还要担心旁边的生产情况。我只清楚一点,会议不包我的饭碗,而生产线搞不好,是要让我走人的!”
  会议之所以叫约会,原因第一就在于“约”。约是一个双方或多方共同协商确定的行为指示。在国内,有太多的老板是抽空的,并不实际操控指导公司运营,美其名曰脱离琐事,站在战略的、全局的高度才能看得到企业的大局、方向或危机。于是一旦发现风吹草动,就容易有立即召开会议的欲望。这种随机性常常使经理人的日常工作计划受到挑战,团队目标易受到错误暗示和动摇,经理人为此疲于奔命。同样,经理人突然性地布署会议,也会因随机性而大大降低会议的聚合与决策能量,使可能产生的决议无法达到应有的高质量,甚至产生错误的公司战略。因为人在无预备条件下所做出的判断和创意往往是不周到的,偏于感性和......点击查阅全文......↓