企业合同管理信息化建设
2007/8/1 来源:中小企业管理与科技 作者:李桂花


  合同是企业经营管理基础工作的重要内容,通过提高合同管理水平,规范企业合同的签订和履行,能够有效地防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。合同管理信息化建设的目标是实现合同在网上的起草申报、审查审批、签订管理、履行管理、数据统计、分析汇报等功能,以信息化技术提高企业合同管理水平,是现代企业合同管理的必然趋势,尤其对大、中型企业具有重要意义。合同管理信息化的意义具体体现在以下几方面:
  1、提高合同审查审批的节奏与效率。一方面大、中型企业合同业务量大,每天都有大量的合同业务,而且合同管理综合性很强,涉及合同立项、选商、审批、授权、签约、履行多个环节,需要各职能部门相互配合、各负其责、齐抓共管。另一方面,合同管理权限划分基于企业的授权经营,上下级单位之间经常发生合同的申报与审查审批。合同信息化利用信息网络实现远程办公,缩短了距离,可有效节约时间,同时,文本实现网络共享,避免文本传递失误,减少审查核对时间,提高工作效率。
  2、节约管理成本,创造经济效益。实现网上管理合同,能大大减少上下级机关之间因合同业务的人员异地往来,大大降低差旅费用。同时,管理人员可以从大量的信息收集、文件制作、资料整理等事务性工作中解放出来,将力量投入到专业论证和分析等管理工作,将进一步优化人力成本,提高经济效益。
  3、科学高效地管理合同信息数据,为企业管理提供支持信息数据,是企业的重要资源。通过网上动态管理合同,可利用信息化手段收集、整理各项合同管理信息。这些信息数据从合同角度反映出企业的经营管理情况,一方面按企业要求完成合同信息收集、披露等工作,另一方面,在评价企业经济运行状况、发现经营管理存在的问题、防范经营风险中,发挥较大作用。
  4、增加合同管理的透明度,提高管理监督能力,防止不正之风。合同所约定的交易涉及企业物资、产品或技术,与企业资金的流出流入紧密关联,只有进行有效监督,才能防止不正之风与职务犯罪。合同管理信息化通过网上办公与信息流转,将提高监督管理行为的能力,利于反腐倡廉的源头控制,不仅能保护企业财产不受侵蚀,还能净化企业环境,树立良好风气。
  合同管理信息化建设工作一般分以下几个步骤:调查企业现有网络资源,了解功能需求;充分利用企业内部网络条件,应用现代信息技术手段,建立企业合同管理信息系统;组织相关人员培训,进行业务流程、用户初始化设置;合同管理信息系统试运行,完善功能和设置;合同管理信息系统正式运行。
  合同管理信息化是基于传统管理模式,借助信息化技术完成的管理方式上的一大转变,要做好合同管理信息化建设工作,除按步骤精心组织外,还需关注以下几点:
  1、前期调查功能需求时,充分考虑管理体系要求。随着经济的全球化,有的企业已经建立并实施了质量健康安全环境管理体系和内部控制体系,合同管理信息系统功能设置上要落实这些管理体系的要求,保证系统功能的适用性。
  2、合同管理信息系统正式运行以前,完善相关管理制度。制度是一切管理工作的基础,合同管理信息系统是个新生事物,因此首先要制订系统操作方面的管理规定,明确要求,监督检查内容不可忽略,如:网上审查督办、超越时限审查通报、......点击查阅全文......↓