如何做好合同管理
2007/4/1 来源:建设人才 作者:王茂海


  随着我国市场经济的不断成熟,合同在企业对外经济交往中越来越重要,合同管理在企业管理中日益突出。
  对合同当事人的资信审查合同谈判前,首先应对其他合同当事人的资质进行审查,包括签约资格、履约能力、以往的履约信誉等。如果不对其他当事人的基本情况进行了解,就仓促冒然地签订合同,很容易与一些信誉不好、履约能力差的单位发生经济关系,甚至会上当受骗,导致经济损失,严重影响企业的正常运转,有时还会引发企业的全面亏损和破产。签约前的资质审查十分重要,应该引起高度重视,将资质审查作为合同管理中一项必不可少的重要工作来做。
  资信审查主要看以下几方面。 一是营业执照,一个企业的营业执照上该企业的注册资金额、法定代表人或负责人的姓名、企业性质、企业地址、经营范围等情况,这些都反映了该企业的一些基本情况。二是授权委托书,大多数合同都是企业派出的业务员承办的,此时应让业务员提供其法定代表人签发的授权委托书原件。三是资产负债情况,从资产负债表和损益表中可以了解到该企业的经济实力和经营状况,要尽可能选择有经济实力、经营状况良好的企业。四是相关业绩,可以要求提供客户评价书,有条件的最好进行实地考察。五是特许行业或特种商品的经营许可证、施工资格等级证、通信产品的进网许可证等。另外,质量体系认证书、银行或税务部门出具的信用证书、相关主要荣誉证书对了解合同当事人的资信情况有参考作用,但不是合同当事人必须提供的。
  对合同文本的审查谈合同时,一般各方都希望用本单位草拟的文本为基础,因为用本单位起草的文本,基本用语条款和格式大多对本单位有利,也较熟悉,谈判起来就方便一些,用别的单位文本,往往比较生疏,改动量较大,有时有的单位故意将文本写得很长,其中设置文字陷阱,稍不注意就会签订不利合同。
  合同是双方当事人在平等自愿、协商一致的基础上商定的,用谁的文本为基础谈判法律没有规定,选择用任何一方的文本作基础都可以,包括一些政府部门制定的示范文本,也不是必须使用的,合同当事人可以以任何文本为基础谈判,最后形成商定文本。
  另外,文本复查应特别注意格式合同的问题。格式合同是当事人为了重复使用而预先拟定,并在订立合同时未与对方协商的合同。格式合同往往是一些公用企业和服务行业为了逃避责任,对广大消费者提出不平等、歧视性的要求。为了防止格式条款的弊端,《合同法》作了一些具体规定:采用格式条款订立合同的,提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务,并采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款,按照对方的要求,对该条款予以说明:提供格式条款一方免除自身责任、加重对方责任、排除对方主要权利的,该条款无效。使用格式合同较多的企业,为避免签订无效合同,应对一些免除自身责任、加重对方责任、排除对方主要权利的条款作一些醒目注释,还可对以上条款,在合同文本中用选择或填空的方式与对方协商,给对方表达意愿的机会,这样经过双方协商一致,就不属于格式条款。
  签订合同的授权与签章手续签订合同是一种重要的法律行为,为了保证一个单位对外签订合同的合法、统一与高效,各单位都应有签约授权的管理制度。
  授权委托书中一般应有被授权人的姓名、身份,授权的事项、授权的时间和范围,由法定代表人或负责人签字。授权委托书的格式由合同综合管理部门制订。
  为了简化手续,法定代表人或负责人可以一次性将某类合同授权某人签订,而不必就每一个合同单独授权。被授权人必须在授权的期间和范围内签订合同,不得超越授权委托书确定的期间和范围。合同综合管理部门应监督被授权人签约行为。
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