电子文件的归档管理
2007/2/1 来源:青年记者 作者:张荣英


  电子文件成为当今信息化建设的基本构成要素,对提高办公效率和工作质量发挥着积极的作用。随着信息化建设水平的不断提高,如何加强电子文件的归档管理,是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题,也逐步提上档案管理工作者的议事日程。
  
  电子文件的特点
  
  办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域,可将其分为两种:一种是记录人们在办理公务,处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件,它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在,如E-mail电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件,如CAD(计算机辅助设计)、CAM(计算机辅助制造)等生成的电子文件。电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利,同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同,电子文件主要有以下几方面特点:
  1、具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性,即快捷性与可塑性。它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记,可以达到一次录入,多种形式输出,方便了文件的查找利用,同时也为档案现代化管理奠定了基础。
  2、电子文件对设备具有依赖性。电子文件改变了传统的办文格局,文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。电子文件的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行,其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现,这就形成了对系统的依赖性。
  3、电子文件改变了文件处理和运转方式,具有共享性。电子文件中的信息不是静态、固定不变的,可以随时进行存储或删除,其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制,能够同时满足多用户的需要,实现信息共享。还可以利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,丰富自己档案、资料内容,向使用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统,或提供远程服务,在尽可能大的范围内展示自我,扩大影响。
  4、电子文件与传统文件相比具有易更改性。电子文件一般是通过网络来进行转移的,具有可操作性,为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件,它在提高工作效率的同时,也带来了一定的不安全隐患,同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面:一是人为修改;二是电子文件容易遭受病毒侵袭。目前档案界普遍存在纸质档案和电子档案并存的方式,构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案——双重管理模式并存机制。
  
  电子文件的归档管理
  
  1、明确电子文件的归档条件,严把归档检测关。首先,必须确定归档范围是保证电子档案质量的关键,档案管理工作者在对电子文件进行归档时,需将经过整理的电子文件确定属性后,即完成文书处理程序后再归档保存;其次,要有完整、齐全的电子文件相辅。对于收发文来说,必须是全文信息,从文件设计、修改和形成阶段做起,使电子文件格式与环节相匹配。确保电子文件的归档质量,认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效,是否感染电子病毒。从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存。严格按照不同的保管期限,分别归档,分盒排列,分柜保管。
  2、建立统一的网络体系。电子文件的归档管理还在摸索之中,在某些单位或部门,办公自动化系统与档案管理系统不兼容,没有形成网络体系,不同软件形成的数据难以转换,给电子文件归档造成困难。其主要原因:一是没有统一管理,同一单位多个部门,多层管理,各自为政,多数档案工作者缺乏计算机网络知识,使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是电子文件是靠网络生存,一旦网络被破坏,电子文件就会丢失。
  3、明确电子文档管理标准。计算机技术的应用已经深入到社会的各个领域和角落,随着电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高,同样也涉及到了许多问题。如:安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定电子文件的管理标准,如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准,逐步完善电子文件的全过程管理制度,做到标准化、规范化、制度化。
  4、提高电子文件的归档管理质量,依法管理电子文件。由于各种因素,电子文件的法律效力尚不明确,由于没有固定......点击查阅全文......↓