让会议有效——管理实务之一
2007/2/1 来源:中外企业文化 作者:何文堂


  编者按 日常工作中,有诸多方面需要主管们认真地关注与反省,如会议管理、时间管理、人际沟通等。为帮助主管提升管理能力,本栏目将陆续推出北京市管理科学院的系列文章,就相关问题进行探讨。欢迎读者来稿,发表自己的见解,介绍自己的经验。
  会议是管理者从事管理工作必经的媒介,管理者应该重视。要让会议有效,就必须让成员将专注力放在会议上,关心会议质量。要从会议的进行方式及内容着手,仔细探讨在组织中为什么会造成会议无效。从人、事、时,地等因素去做思考,征询相关人员意见,找出造成会议无效的原因。笔者在协助企业进行教育训练时,常问学员造成会议无效的因素是什么?得到的答案可分为下列几项。
  ①会议目的不清楚。会议的目的有多种,如政策宣示、讯息告知、研讨、听取报告、信息交流、项目执行追踪等,要召开会议一定要搞清楚真正的目的。有人说如果你不知道你想得到什么,那你就什么也得不到,会议亦是如此,会议目的不清楚,那你什么也得不到。
  ②没有议程。议程的设计直接影响会议目的的达成,很多会议忘了制订议程,会议过程中各说各话无法聚焦。不管会议形态和时间长短,将议程排定能让会议快速进入主题,而且让参与者明白所需扮演的角色。
  ③不知参与的角色功能。许多人被通知参与会议,却不知为何自己被列为出席者、要谈什么事、要做什么贡献。没有预先被告知,所以在会议上只能当木头人,无法响应会议的内容。另外,有些出席者因故请别人代理出席时,却又不明确告知代理的权贵。若会议负责人不事前做提醒让与会者知道该扮演的角色,会使会议无效。
  ④真主意、假商量。主事者已有定见,却又假意要求参与者提供意见,结果大家都把时间花在无意义的讨论上,因为任何意见都是无效的。虽然主事者的目的达成了,但从过程来看它仍是无效会议。
  ⑤意见不被尊重。主事者偏袒某些人意见,偏听而无法兼听,对其他人所提意见故意忽略或敷衍而不予理睬。这样的运作方式是在浪费他人时间。
  ⑥议而不决。对不同的意见不做整理,不统合异见,结果将议题悬挂不处理,只是讨论却不做决议。
  ⑦没有记录及追踪系统。对于所讨论的事项及决议没有做记录,没有纳入追踪系统,前次决议的事项到底执行状况如何没有数据可查,无从就执行的过程做回馈和修正。
  对这些常见的问题,只有管理者事先侦测与了解并虚心自我检讨,正视造成会议质量不佳的问题,才能找到解决方案,让会议产生真正的效力。不要轻视会议对团队成员的影响力,长期处在无效会议的情境中,团队成员就不能表达真正的意见,对管理者和组织丧失信心,处事采取被动应付的心态,这样就很难发挥最佳的执行力。