项目目标不确定情况下的沟通管理
2006/11/1 来源:管理科学文摘 作者:高 霞 沈建荣


  一、引 言
  
  项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一,包括为保证及时与合理地生成、收集、分发、储存、提取及最终利用项目信息所需要的各过程。旨在为保证各项目干系人(包括项目团队、关系人、客户及发起人)及时得到信息并对信息做出相应的反应。项目沟通几乎贯穿于项目的每个环节,有效的沟通管理促成项目的成功,各项目干系人都应明白沟通会对项目产生怎样的影响,可以说,沟通的成败将决定整个项目的成败。
  
  (一)项目目标确定情况下的沟通管理
  一个项目如果没有一个规定的明确目标,即项目关系人没有对项目目标达成一致意见,则不能称之为项目,也没办法用项目管理的理念和方法来操作。一般意义上我们所了解到的项目沟通管理是在目标确定情况下的沟通。在明确的目标下,项目范围确定,沟通过程主要是项目团队成员之间的纵、横向沟通,即指领导与团队成员的沟通以及团队内部成员之间的沟通。通过有效的沟通使项目团队成员清楚地理解项目目标,促使项目顺利进行。如黄玢(2005年)在介绍工程项目的沟通管理中提到沟通是项目经理成功领导的重要手段,也是建立和改善人际关系必不可少的条件,在如何提高和改善项目沟通管理的方法中提到重视双向沟通、多渠道沟通、善于聆听,以及沟通要有明确的目的,漫无目的沟通是无效的沟通等。又如杨一芹(2003年)提到的在目标导向管理的中国企业领导采用导向式沟通管理,鼓励企业员工全力发挥主动性、创造性,朝着企业、组织的目标不断校正自己追求的目标,顺利实现企业目标。
  
  (二)项目目标不确定情况下的沟通管理
  但在实际工作中,诸多项目的目标在一开始并没有得到明确的、准确的描述,而是在不断探索的过程中逐步确定项目的准确目标。这种情况在科研、软件开发等探索性研究项目中尤其比较常见。与工程建筑项目、制造业项目等相比,科研、软件项目开发不确定性较高,随着项目支持的外部环境的变化,用户对项目需求会有不断的更改,开发人员对项目产品应用领域的知识了解有限等都会影响项目目标的确定性,项目需求的不确定,性越高,项目协调达到目标一致性的难度越大,两者之间相关系数为-0.281(针对软件开发业的调查数据)。在这种情况下,项目开发是一种探索性的活动,如何尽快实现项目目标的确定性,是项目开发方与用户之间进行多次沟通过程中所要必须重视的问题,在采用设计项目原型的基础上进行沟通(指系统分析中的原型法),探索讨论项目目标以及目标的实现途径,逐步缩小项目范围边界的模糊性,最终确定项目目标。
  下述案例描述的正是笔者在参与实际科研项目过程中遇到的情况,项目启动前仅仅有一些比较模糊的方向性目标概念,项目目标不确定性值域范围大,使项目关系人在沟通过程中主题不明确,沟通信息不对称,没有互相明白对方的真正意思,引起项目目标范围边界模糊,随后确定的分目标偏离总目标,造成项目启动后带来很大的损失。
  
  二、探索性确定项目目标的沟通管理案例分析
  
  (一)项目背景介绍
  项目名称:评价H地区区域小康社会发展指标体系及发展对策研究
  项目时间:2005年6月1日至2006年3月31日
  项目发包方:H地区政府管理部门(以下简称H部门)
  项目承接方:Y大学的某一科研机构(以下简称Y机构)
  双方项目沟通过程简述:2005年6月份进行了第一次正式会议的沟通,沟通失败,但工作继续进行;2005年9月进行第二次正式会议沟通,项目沟通成功;随后进行多次沟通,包括正式与非正式沟通,项目顺利进行,2006年3月份项目最后沟通,项目结题,项目成功结束。
  
  (二)项目沟通过程描述
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