怎样管理你的员工
2006/6/1 来源:当代经理人 作者:樊 兰


  文:Aubrey C.Daniels 译:樊兰
  
  出了问题,不要总认为是因为员工的表现不够好,而是要看到问题是否出在企业的系统上
  
  当员工不能按时完成任务
  
  问:我有一个小型的软件公司,我的员工并没有超负荷工作,但我们总是超过规定的期限才完成任务。为了按时完成任务,我总是在最后一分钟还在拼命干活,但我们有时还是逾期完成。为什么我的员工不能更好的规划他们的时间?或者,作为管理者,我是不是需要做一些事情来改善这种情况?
  答:如果你经常将员工看成你的问题的根源,你将永远不可能达到一个满意的状态。你们总是无法按期完成任务的事实说明,这不是某个员工的问题,而是一个系统的问题。
  你是工作环境的创造者,而环境对员工的日常工作由直接的影响。环境不仅包括办公地点和设备等这些物质层面的东西,也包括管理环境,这包括政策、程序以及管理者、监督者与员工三者之间的关系。环境还包括社会层面,包括同事之间的关系、以及与顾客之间的关系。所有这些因素一起导致了员工在工作中行为的主要特征。
  谈到你的时间期限问题,我认为员工不是问题的根源。你需要反省一下,你是怎样设置时间期限的?员工按时完成或者没有按时完成时,你是什么反应?如果员工经常超过时间期限,或者赶在最后一分钟完成,我觉得按时完成任务的后果是有问题的。你需要奖励提前做完的人。
  你要学习几年前伊士曼化学公司的做法。他们为完成项目设定了一个目标日期,如果它们在预定日期之前完成了任务,他们会举行一个叫做“肉汁节”Gravy Day的庆祝活动,这一天的早餐上,主管们会为所有员工提供饼干和肉汁。他们每天都跟踪自己的进展,每个周末他们都会规划一下“肉汁节”会是什么时候。结果,虽然预定日期是12月31日,但他们在11月中旬就举行庆祝了。
  不管项目是大是小,是个人还是集体的,有两件事情很重要。首先就是计划员工成功完成任务后你将采取什么措施。到时候你将做些什么,说些什么。第二,看到项目一路的进展情况。在办公室放上一张大图表,让每个参与项目的人每天都能看到。看看每天的工作进展占到整个工作多大的比例,这比你每周做一次图表会取到更好的效果。每周做一次则比一个月做一次有效果,而后者就跟没有差不多。
  最后还有一个建议:每天都要对员工的工作进行检查。给他们一个机会展示自己取得怎样的进展、工作是如何的努力、自己是怎样的聪明。如果你这样做了,你会惊讶地发现你的员工会变得动力十足,并在他们的工作中得到不断增加的自豪感。从此以后,按期完成任务就会成为工作中的一个常规部分。
  
  减少员工的错误
  
  问:我是一个印刷公司的老板,员工的出错让我快疯了。一个顾客投诉和一个送货差错能让我损失一个顾客和一个月的利润。我也解雇过人,我也大发雷霆过,我不停地教导他们直到我的脸都绿了,但他们还是在出错。我听说大公司都在谈论“零缺陷”,但这可能吗?我的希望是不是太不现实了?
  答:你对这个问题的关注是非常正确的。如今顾客对任何错误的容忍程度都是零。自从菲利普·克劳士比(philip b. crosby)的《质量是免费的》(Quality Is Free)一书的出版,企业开始意识到任何一个错误的代价都是非常高昂的。克劳士比认为,质量的成本占到企业总营收的25%!这说明企业几乎不能容忍任何形式的质量问题。零缺陷是多年来大大小小的企业的战斗口号。当他们认识到零缺陷是不现实的,就产生了现在的六西格玛。错误率达到百万分之一以下才能满足六西格玛......点击查阅全文......↓