时间管理也是一种资源管理
2006/2/1 来源:金融信息参考 作者:周伟强


  
  时间管理的方法有很多,这里我们来分享集各种方法之大成的5个。
  
  6点优先工作制
  
  该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的。它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。
  这一方法要求每一位管理人员把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴做标号为“2”的事,依此类推……
  艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴完成6件最重要的事,那么他一定是一位高效率人士。
  
  帕累托原则
  
  这是19世纪由意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩;世界上80%的财富是被20%的人掌握着。因此,要把注意力放在这20%的关键事情上。
  根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:1.重要且紧急——必须立刻做。2.重要但不紧急——只要没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。3.紧急但不重要——只有在优先考虑重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则,而不是把“重要”当成优先原则。4.既不紧急也不重要——有闲工夫再说。
  
  麦肯锡30秒电梯理论
  
  麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到l层运行的300秒内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”,或称“电梯演讲”。
  
  办公室美学
  
  秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。
  我们应当养成如下良好习惯:物以类聚,东西用毕物归原处;不乱放东西;把整理好的东西编上号,贴上标签,作好登记;好记性不如烂笔头,要勤于记录;处理文件有3个环节,一是迅速回复,二是迅速归档,三是及时销毁没用的文件,以免继续浪费空间和时间。
  
  莫法特休息法
  
  《圣经·新约》的翻译者詹姆斯·莫法特的书房里有3张桌子:第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿,第二张摆的是他的一篇论文的原稿,第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法,就是从一张书桌搬到另一张书桌继续工作。
  “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果长时间持续同一项工作内容,就会产生疲劳,使活动能力下降。如果这时改变工作内容,就会产生新的兴奋点,而原来的兴奋点则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。(摘自2005年第10期《发现》)
  
  相关链接
  
  时间管理的发展历史
  第一代时间管理:运用备忘录,将每天做过的事如实记录。
  第二代时间管理:运用效率手册,事先安排行程,制订......点击查阅全文......↓