论教育领域的会议管理
2005/8/1 来源:管理科学文摘 作者:戴胜利


  会议是有目的、有组织、有领导地商议事情的集会。会议在人类社会中应用非常广泛,大至国际争端,经国大业,小至基层单位的具体问题,常要通过会议去解决。会议的广泛应用是由其功能决定的。首先,会议是实施领导的重要方式之一。会议离不开领导,没有不开会的领导,也没有无领导的会议。因此,组织会议作为管理工作的一个方面,是领导科学的范畴之一。其次,会议是实行决策的必要手段。在领导者的决策过程中,即在收集信息、制定决策方案、下达决策指令、采取管理行动、控制管理对象和反馈信息意见等各个环节,会议起着重要作用。但是,并非所有的会议都会产生管理作用,只有科学的、合理的、高质量的会议才能产生管理的效能,而科学的、合理的、高质量的会议离不开领导者的有效管理。
  
  一
  
  当前,会风不正是教育领域内官僚主义的一种普遍而突出的表现,也是影响会议质量和效果的重要原因,主要表现在以下方面:
  1.会议高、长、多。所谓高,是指会议规格高,即认为领导者出席越多,职位越高,会议规格就越高,影响力就越大。基于这种思想指导,有些会议原本以学校或部门名义召开就行了,却硬要提高规格,把一些不相关的领导人都请到主席台上,以示会议的权威性。所谓长,是指会议时间长,即议程安排不紧凑,领导者接连讲长话,与会者轮流表态度,议而不决,决而不行。所谓多,是指会议数量多。会议多不仅是教育领域,而且是各行各业乃至世界各国普遍存在的问题。
  调查资料表明,当前,会议成灾在教育领域仍未得到有效控制。正如某大学的一位副校长所说:“会海”与“文山”成了一对孪生姐妹,会议多文件也发得多,文件多会议也开得多,传达文件要层层开会,讨论文件要分片开会。文山和会海互相交织,愈演愈烈,必然造成严重的公害,它不仅耗费了国家大量的人力、财力,而且使一些教育领导者陷入无效的会议之中,影响了他们进行有效性的管理,进而降低了他们在群众中的威信。
  2.吃喝游玩风盛行。在教育领导内,不少领导者为了调动与会者的积极,,生,使用会外的“功夫”来吸引人,会议地点选在旅游胜地,开会与旅游相结合,“公费旅游”、“假公济私”。部分学校还大掀“校庆”之风,借“校庆”之名,大量收取赞助费,并趁机吃吃喝喝,滥发生活用品。
  3.注重形式,缺少内涵。笔者在调查过程中发现,反映问题最多的是会议流于形式,摆花架子。许多会议从议题上看似乎很有吸引力,但是,由于未作充分准备,导致会议研究方案脱离实际,发言说不到点子上,结果议来议去,议不出结果;有些会议表面看来庄严隆重,井然有序,但由于只具有指令性,缺乏指导性、民主性,所以通常是召之即来,来之即开,开之目口撤,对与会者的心灵并没有多大的触动,也解决不了实际问题。
  以上三种表现是导致会议低效的主要原因。因此,加强会议管理对于提高会议的质量和效能具有重要意义。
  
  二
  
  历史经验告诉我们:转变会风、提高会议质量不能停留在号召的层面上,需要从多方面着手进行,需要一系列的配套措施和保障机制。
  
  1.深化教育行政体制改革
  改革开放以来,随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善,教育行政体制也作出了相应的改革。中央在加强宏观调控的同时,坚决实行简政放权,把基础教育的权力下放给地方政府。通过权力的下放,地方政府参与办学的积极性得到了发挥,学校在办学方面有了一定的自主权,教育、教学工作出现了生动活泼的局面。但是,由于精简机构等方面的问题没有得到很好的解决,还没有从根本上解决因新旧体制双轨运行带来的会议过多的问题。所以,笔者认为,需要进一步深化教育行政体制改革。精简机构,不设不必要的机构,简化层次,减少、调整已设的多余机构和人员。同时,下放由下级机关行使的权限,理顺教育行政系统的内部关系,为精简会议,提高会议质量提供体制基础。
  
  2.注重会议成本
  在社会主义市场经济制度下,任何社会劳动都得讲究经济效益,会议投入也应如此。教育部门的领导者应遵循节能原则,注重“会议成本”,尽可能以较少的劳动和物资消耗求得最好的经济效果。但是,由于会议活动是一种精神活动,其效果以及这中效果转化为物质产品需要经过一系列复杂的中介环节,因而难以进行量化管理。对此,笔者只能借用经济学......点击查阅全文......↓