公司采购管理办法
2005/4/30 来源:博天培训网

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第一条 请购单 1.请购应按照存量管制基准、用料预算,并参考库存情形开立请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号,最后送采购部门。 2.来源与需用日期相同的物品材料,可以一单多品方式提出请购。 3.特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单”“备注”栏注明原因,以急件递送。 4.庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况,并考虑库存条件,填具“请购单”办理请购。 5.以下总务性物品可免开清单,而以“总务用品申请单”委托总务部门办理,例如:贺奠用物品。招待用品。书报、名片、文具、报表等,以及小额采购的材料。 第二条 批准权限请购批准权限规定如下 第三条 采购规定 1.内购由国内采购部门负责办理,外购由国外采购部门负责办理,其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理或经理径直与供应商代理商议价。对于专项用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。 2.采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有利的方式进行采购。比如: (1)集中计划采购:对具有共同性的材料,应集中计划办理采购。经核定材料项目,通知各请购部门提出请购计划,报采购部门定期集中办理。 (2)长期报价采购:凡经常使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门。 第四条 国内采购作业 1.价格 (1)采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价,精选三家以上供应商进行价格对比。 (2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品,采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明,报经主管核签,并转使用部门或请购部门签注意见。 (3)属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量),采购人员应在议价后,在请购单“询价记录栏”中注明,报主管核签。 (4)对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以电话等方式向厂方议价。 (5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后,主管应立即指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。 2.呈批 (1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果,拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”,经主管核批,并按采购审批权限呈批。 (2)采购审批权限。 3.订购 (1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”,并以电话确定交货日期,要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。 (2)分批交货时,采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。 (3)采购人员使用暂借款采购时,应在“请购单”加盖“暂借款采购”章,以便识别。 4.进度控制 (1)国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。 (2)采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经主管批示后转送请购部门,与请购部门共同拟定处理对策。 5.单据整理及付款 (1)来货收到以后,物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后,送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料,“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。 (2)内购材料须待试用检验者,其订有合约部分,按合约规定办理付款,未订合约部分,按采购部门报批的付款条件办理付款。 (3)短交,待补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。 (4)超交,应经主管批示方可按照实收数量付款,否则仍按原订货数付款。 第五条 国外采购作业 1.价格 (1)外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形(比如独家制造或代理等原因)下除外,但应于“请购单(外购)”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。 (2)请购材料规范较复杂时,外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见,再转请购部门确认。 2.呈批 ......点击查阅全文......↓