市场需要文档管理业务
2004/10/1 来源:中国档案 作者:邓小军


   记者如约来到上海普陀区千阳路271弄2号,一座看上去更像仓库的建筑就是上海信安达档案文件管理有限公司所在地。经过严格的登记,进入公司办公区,热情的副总经理瞿丽珍女士和行政主管徐蔚怡小姐向记者介绍公司的业务发展情况。
   上海信安达档案文件管理有限公司是美国Guar-antee(信安达)公司和上海市档案馆所属上海创造实业公司建立的中外合作公司,成立于2000年。而隶属于纽约最大的独立安家公司的Guarantee公司是专业的文档保管公司,拥有诸如法律事务所、会计事务所、金融机构、娱乐公司及非赢利组织等4000多家客户。信安达到中国来开展业务的一个重要原因是他们在当地的许多客户都到中国建立了分公司,他们看到了到中国发展的前景。实际上国外许多从事文档保管业务的大都是由搬运公司发展而来的,因为替客户搬家都会遇到家具、文档等物品的存放问题,文档保管业务由此延伸而来。
   记者看到,以箱为保管单位的文档整齐排列在高达10米的钢架上,就像是大型超市的货架。客户的档案文件都放在由信安达特别设计的带盖的高密度瓦楞纸箱里,档案箱的存取都用专用的装卸升降平台。这座容积为22000多立方米的宽大库房可容纳20多万个标准档案箱,目前这里的5排架子已存放了3万多个档案箱。
   把这么多档案箱管理得井井有条靠的是一套条形码文档管理软件,软件详细记录了客户信息、档案箱编码及内容、库房内位置编码和进出明细。
   瞿丽珍女士介绍说:“商业档案管理不同于国内档案管理方法,我们只保管到箱子,条形码贴到箱子我就只保管到箱子,箱子里面的所有东西我们是不管的,你每次调回去把里面的东西全都换了我们也不管,我们保证里面的东西是不动的。如果客户需要调阅某一份文件,只需在该文件上贴上条形码就可单独送过去。”
   显然这样做的一个好处是管理更简单,而不像传统档案要对每一页纸都要比较繁琐的管理。另一个好处是节省地方,档案箱不会有固定的位置,其进出存放视空位而定,一个单位的文档不一定全放在一起,可能分散在各个角落,只要有条形码就不用担心找不到它,此外钢架可根据纸箱的大小规格进行调节,因此不会浪费一点空间。
   在这个大库房的一角,还有一个不大的密闭性很好的隔间,里面有监控系统,恒温恒湿,存放着磁带、磁盘等介质的电子文档,一些公司每天都将电子文档的备份异地放在这里。其存取管理与纸质文档一样。电子文档保管服务受到IT企业、金融业的欢迎,大量的数据需要一个安全的地方。在“9·11”事件中信安达为几家美国企业保存了数据备份使其在灾难发生半天以后就重新开始工作,上海一家著名跨国公司也因把备份存放在上海信安达从而使曾一度瘫痪的电脑在很短的时间里恢复了工作。
   除了用先进的设施为客户保管文档,信安达另外一项重点服务项目是提供派送服务,他们每周7天每天24小时满足客户的调阅需求,保证在3小时内响应,并将所需档案箱或文件由专车专人派送上门。
   信安达档案文件管理还有一个有特色的服务项目是整箱安全粉碎销毁服务。如果得到客户的书面授权和鉴定,他们上门提取文件并当场封存,在取回文件48小时内销毁,最后向客户提供标准文件销毁证明。
   作为全国第一家专业的档案文件管理公司,从2002年正式营业以来,尤其是去年下半年以来,上海信安达的业务出现了较快的增长势头,他们的工作人员整天都在忙碌。由于把文档存放在档案文件管理公司比自己单独租地方保管要经济得多,再加上周到的服务可以提高工作效率,从而感到放心、省心,所以像汇丰银行、花旗银行、松下公司、......点击查阅全文......↓