有效时间管理
2003/12/1 来源:成功领导人 作者:佚名


  
  一、浪费时间的症状
  
  ● 办事拖拉
  ● 会议冗长
  ● 不速之客闯入
  ● 电话干扰
  ● 经常加班加点
  ● 穷于应付突发事件上
  ● 上班漫谈、聊天
  ● 交待不清,事情做错
  ● 不敢拍板,等指示
  ● 不考虑事情过于复杂
  ● 主管事必躬亲
  ● 完美主义办事
  ● 不考虑轻重缓急
  ● 凭记忆办事
  ● 主办人员迟到
  ● 同样的问题一而再、再而三地出现。
  
  二、时间管理方法
  
  (一)有效的时间管理
  (美国P·F·Drucker)
  1.记录自己的时间,以认清时间耗在什么地方;
  2.管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;
  3.集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。
  (二)ABC分类法
  1.将自己工作按轻重缓急分为:A(紧急、重要)、B(次要)、C(一般)三类;
  2.安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;
  3.在工作中记载实际耗用时间;
  4.每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;
  5.重新调整自己的时间安排,更有效地工作。
  
  三、时间管理策略与技巧
  
  (一)工作事先作计划:
  1.每年末作出下一年度工作规划;
  2.每季末作出下季末工作规划;
  3.每月20~25日作出下月工作计划;
  4.每周五作出下周工作计划。
  (二)养成良好的工作习惯
  1.养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时作出记录,不得已可事后回忆补记。
  2.应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项。
  3.在办公场所的挂历、台历或记事本上,标注当天或预定工作计划或约会,以备遗忘,亦可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。
  4.设身处地考虑自己是否浪费别人时间,或对别人有无帮助,如情况消极应及时纠正。
  5.如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做,则应及时转交他人。
  6.找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因,并改正之。
  7.重点克服“办事拖延”的陋习,推行一种“限时办事制”,规定在限定时间内(如4小时、8小时、当天)报告处理结果。据调查分析,办事拖延居于浪费时间的首位。
  8.在国内,目前企业领导应酬活动过多,疲于奔波,导致集中在生产经营管理上精力过少。其应对方法有:
  1)尽量授权具体事务由下属处理;
  2)指定公关型副总经理或助理专事应酬,以求解放领导;
  3)规定午餐接待不得宴请,而用工作餐,不宜饮酒,省时又省钱,以利于下午工作;
  4)挤出成块时间,集中处理几件大事。
  ①做好对行文和会议的管理,砍掉“文山会海”。不该发的文不发,不该开的会不开,提高行文和会议效率。
  ②做好电话、电脑管理,严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工过分思维的“漫游空间”,应制定一整套有针对性的管理制度,并加强监管。
  ③使用电话时,利用对方急于下班心理,选择下班前通话,可减少客套、言简意赅。
  ④做好访客接待工作,不得怠慢来客,主宾会面衔接得当。
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