向总统学管理
2001/7/1 来源:海外星云 作者:世 纪


  《企业利润》杂志最近访问了《美国总统的秘诀》一书的作者窦依,分享美国总统的管理秘诀。
  
  □在不引起其他人的忌妒下,与部属沟通。为了获得最正确的知识,主管需要直接与掌握情况的人沟通。然而,这样的沟通却难免引起他人的猜疑,影响团队合作。
  以罗斯福总统而言,他总是以最迅速有效的方式获得资讯。他会直接跟主事的部属连络,不管部属的层级,更不耐烦等待层层的官僚通报。
  尽管如此,罗斯福总统以体谅与谨慎,化解部属之间的猜疑。例如在一次会议中,一位参与者的语气显得太过刻薄,罗斯福马上传了一张小纸条,提醒他注意语气。另外,他也以对待朋友的方式,对待他部属。即使在忙碌时,他也会挥手请部属进来办公室坐坐。
  
  □经常与部属开会,并且让部属主动承诺。获得正确而完整的资讯虽然重要,但不要忘记,收集资讯最终的目的,是为了帮助你做决策。
  例如,杜鲁门总统发现收集资讯最有效的方法,就是每天早上9点举行例行会议。这时,他会请所有高层主管进入办公室,听取他们报告各地的状况及政策,并且做出决策。
  杜鲁门总统也让大家都很清楚自己该做的事情。他有一个档案夹,里面有各个主管的记录,这样他可以了解大家的责任及行动,随时追踪进度,并且提醒部属他需要什么。
  
  □放手让部属做事,然后监督他们的进度。有效的管理不需要知道所有的细节,而是要知道现在负责的人是谁。不管你是管理国家,还是负责一个公司或部门,重要的是找出适当的负责人,然后放手。
  艾森豪威尔总统一向不喜欢将自己困在细微末节里。他不喜欢文件工作,认为那只是浪费时间。所以,他比较喜欢用口头简述的方式,而不是写便条。他不能忍受部属毫无论点的闲扯,或是没有准备就找他报告。
  因为这些特性,艾森豪威尔通常只会给部属一些方向,让他们负责日常管理以及执行。为了确定部属确实遵照方向,他请一位助理,负责每个星期与各副部长开会,了解执行情况。而艾森豪威尔每季也会开一次会议,与团队成员检讨各自的成就与错误。
  
  □使用小团队来掌握大专案。有时候,固定的团队成员常常无法超越自己的专业观点,以有限的眼光看事情。然而,在一些大型的正式会议上,某些或许不够专业,然而热情十足的发言,反而会引发人的兴趣,产生意想不到的效果。所以,有效决策的另一个秘诀是,找一些有热情的人提供意见,并且将他们的建言,与专业的建议综合参考。
  例如1962年时,肯尼迪总统组成一个团队,阻止核战的发生。这个团队包含12人,里面有军事专家,也有完全不懂什么是核战的“一般人”。团队成员可以各自陈述自己的见解,使得肯尼迪总统得以不局限于军事以及政治考虑,采取比较均衡的观点。
  
  □坚持报告只能在一页内。资讯泛滥已经成了许多人的负担。如果报告太长,更容易让主管找不到重点。所以,里根总统坚持给他的报告只能在一页内,内容分成四段:第一段是简述目前状况;第二段列出现有的问题;第三段写出讨论的要点;第四段建议行动方案。里根认为,如果不能在一页内说完问题,表示你还不完全了解问题所在。
  清楚而简短的报告,使得部属可以集中在问题上。也让里根迅速掌握重点,做出适当决策。