中小企业建立MIS的投资和效益评价

摘要：本文以上海MC文具有限公司建立管理信息系统为背景，介绍了根据中小企业的特点进行投资和投资效益评价问题。 引言 中小型企业的经济实力不强，往往对是否投资建立MIS犹豫不决，或对MIS的经济效益期望较高。因此，如何根据企业的特点进行投资，如何评价其投资效益关系到中小企业建立MIS的信心和决心。 上海MC文具有限公司是一家中外合资企业，现有职工254人，固定资产2500万元。公司业务发展迅速，产品不断更新，但信息管理基础薄弱。1994年5月起，公司设立了专职人员，开始建立MIS。经过两年多的工作，建成了一个比较适合企业情况，简单实用的系统，在提高企业管理水平方面效果明显，同时也取得了较好的经济效益。 系统投资开发概况 (1)系统分析和方案设计：对中小型企业的系统分析和方案设计，一般认为应采用快速的原型法。MC公司先确定了系统开发目标，经过一定的市场调查，挑选了一组系统软件。然后由软件供应商和公司系统管理员对各部门经理(包括业务骨干)作若干次演示，听取用户的意见，对系统软件作必要的定义和修改，画出与软件系统结构图和菜单对应的系统功能模块图、作业流程图。 同时，在现购软件的基础上，自行开发一些结构简单、功能较特殊的应用软件，作为现购软件的补充。经过若干次修改后把系统确定下来，最后编写出系统的说明书和其它文档，完成了系统分析的过程。 (2)系统网络即局域网(LAN)能够实现信息共享，有效利用计算机软、硬件资源，是计算机管理方式的发展趋势。中小型企业虽然规模小，工作站点少，但仍有必要实现联网。MC公司选择了WindowsNT作为网络操作系统，这是因为它支持各种文件系统。同时，采用了MicrosoftAccess作为数据库，使办公软件、通讯软件等Windows界面开发的软件可以现成地运行在WindowsNT上面。 (3)MC公司通过加入Internet网建立了企业的异地通讯网络，使得异地各部门可通过网络沟通信息、传输文件，降低了转送文件花费的劳力和产生的差错，信息相互往返的时间从若干天缩短到几个小时甚至实时交流。同时，总经理无论身处国外或国内，都可及时获取公司各种业务信息，下达指示，各部门也可直接在工作站点上网，获取Internet网上的各种服务。 (4)人员配置：在系统分析和方案确定的后阶段，系统人员应该提供一份人员配置和职能分配表给企业领导，据此进一步确定方案的投资成本和可行性。 MC公司的人员配置如下：MIS部门2人，专职负责系统的开发和维护，其它部门配置1、2名兼职人员，负责日常应用和管理。 (5)系统软件投资：软件的配置途径可分为购买市场上商品化集成系统软件、开发企业专用系统软件和部分购买、部分开发三种途径。MC公司的方法是购买国内软件公司的以财务软件为核心的一套软件，包括集成帐务处理系统，产成品和应收帐款管理、销售管理、材料核算，固定资产管理，工资管理等。同时，用MicrosoftAccess自行开发了生产计划软件和物料需求汇总软件。并将它们统一在Windows界面之下，其价格只有开发专用系统的1/4。 采用这样的软件配置，必须注意软件的接口问题。由于所购的软件数据库是开放的，业务人员可先在MicrosoftAccess上输入数据库文件，按数据结构建立关系，然后完成所需的各种查询、分析和报表输出功能。以上工作利用了宏功能，只需简单几步操作即可完成。 (6)硬件投资：硬件主要包括服务器、工作站和联网所需的投资。对中小型企业来说，在系统应用的开始阶段，由于数据量小、共享程序少，可采用性能较好的"奔腾"PC机作为服务器。MC公司在系统开始应用至今，一直试用"奔腾"133作为服务器，内存32MB，双硬盘2×1GB，基本上能满足需要。 直接经济效益评价 直接经济效益是指企业建立MIS系统，使用计算机管理后所节约的开支与一次性投资(软件、硬件费用)的折旧加上运行费用相比较的结果。 MC公司的一次性投资和运行费用如下(单位：元)： 直接节约费用估算如下： 从以上分析可知，企业建立MIS系统后，直接节约的费用要大于投资折旧加上运行费用，系统直接经济效益较好。 由于管理信息系统一般是分阶段逐步实现的，其效益也是逐步体现出来的，因而，它不可能像其它工程项目那样，只要工程建设成功，就会很快获得效益。管理信息系统要等到系统不断完善......More↓↓↓