职场“时间管理“:让每天多出2小时的秘诀
2003/7/8 来源:财经时报

史蒂芬?柯维提出的“时间管理”,可以提高工作效率,减少工作时间,不啻为解决工作和家庭矛盾的有效途径

  在经历了sars侵袭后,人们又一次深切感受到生命的脆弱以及亲情的可贵。在一次网络调查中显示,90%以上的人表示今后要抽出更多的时间与家人一起度过。而柯维领导中心的创始人史蒂芬?柯维?stephen r covey?提出的“时间管理”可以提高工作效率,减少工作时间,不啻为解决工作和家庭矛盾的有效途径。

  磨刀不误砍柴功

  史蒂芬?柯维将职业者的日常事务分为四类:

  第一类?重要又紧急;第二类?重要不紧急;第三类?不重要却紧急;第四类?不重要也不紧急?见图表?。

  经过大量调查后,史蒂芬?柯维发现,多数人都把时间花在第三、四类事务上,他们拥有的是短视近利的人生。而把时间都花在第一类事务上的人充满了无限压力,整天忙于收拾残局,应付危机;只有把时间都花在第二类事务上的人,其平均工作时间缩短了2小时,同时也很少遇到另三类事务。这正是所有职业者向往的目标

  柯维认为,出现这一现象的主要原因是,把时间都花在第二类事务上的人,不自觉地使用了“时间管理”的方法,他们能够持续做“重要不紧急”的事情,经过一段时间以后,他们就发现,既重要又紧急的事情慢慢地减少了。从此,他们的工作变得越来越轻松,正对应了一句古话“磨刀不误砍柴功”!

  pe smart

  运用统计学的知识,柯维认为,人们应该把65%-80%的工作时间投入在“重要不紧急”的事情当中;只把20%-25%的时间分配在既“重要又紧急”的事项上;而“紧急不重要”的事务只能占15%的时间;“不紧急也不重要”的事务则应该尽量控制在1%以下。同时,柯维根据以上理论提出了实施时间管理的方法――pe smart。

  第一步是订立目标。首先要找出核心目标,所谓核心目标就是当这个目标实现时,可以带动其他目标一并实现。一般来说,在一年之中,核心目标不要超过4个;其次是明确完成时间,这一点非常重要,没有明确的日期就不能称为目标,仅是梦想而已;最后是按照事务的4种类型,排列出目标的优先次序。

  第二步是制定明确详细的计划,职业者可以把一个大目标分割成几个小目标或者几个分阶段目标,然后再为这些小目标及阶段目标分别设立计划。

  第三步是执行。职业者需要找出最有生产力的行动,然后不折不扣地执行。比如说,你的目标是学好英语口语,那么,其中最有生产力的行动就是直接与人做英语口语交流,而不仅仅是背单词或背语法。

  最后是对执行效果的评估。职业者必须清楚了解目标计划的超前与落后,以及各种未曾预测到的风险因素,以便重新调整或改进,从而使整个时间管理过程更有效率。

  技巧很重要

  清华大学经济管理学院孙田博士告诉《财经时报》,在pe smart的实施过程中,适当地运用一些技巧,可以起到事半功倍的效果。

  首先,可以通过互联网找出有谁已经达成核心目标,以及解决问题的方法。行为学家指出,成功最快捷的方式就是模仿。所以,一定要先找出已经达成目标的人,通过对成功者进行模仿,在最短时间内掌握最大量的经验,可以少走很多弯路。

  其次,明确为了能达到目标所必需的各种资源,同时还要清楚地知道自己目前能够掌握的资源,千万不要“捧着金饭碗讨饭”。

  第三,找出目标与周围环境的利益结合点。只有目标对周围的人、事、物有利时,职业者才会获得更多支持,同时内心也会有更多的平衡感和力量感。这些都是帮助职业者达成目标的有力保证。