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采购管理

2017/10/23 来源:张国祥老师 作者:张国祥

一、概述
采购管理是为了满足企业生产、工作所需的物料与用品,保证正常的生产、工作秩序。其主要内容包括采购市场调查供应商选择、采购合同签订、大宗材料招标、采购计划确认、采购订单确认、采购材料入库、采购结算、供应商评估、供应商档案管理,有规模的企业还包括违约处理等内容。虽然设备采购也属于采购管理内容,但实践中多数企业通常将设备采购列入设备管理范畴,信息设备及硬件软件采购则列入信息管理范畴,这也符合“专业的人做专业的事”的原则,既方便管理,也能节省人力成本。也有企业将生产材料采购与非生产材料采购分开管理,采购工作分属不同部门、不同员工并无不可,关键在于控制采购成本、控制采购流程、控制采购质量,满足生产、工作要求。本书从采购管理的通用流程入手,介绍采购管理的原则与方法。
二、实战方法
采购市场调查管理
做好市场调查是保证采购质量的第一环节。除了零星采购之外,企业所有批量采购、重复采购都必须在充分开展市场调查的基础上进行。并且进行市场调查的决不仅仅由采购员独自完成。有条件的企业应该设置专职或兼职的市场调查员,将企业所需的主要材料,每种至少调查三家以上材料市场、三家以上供应商,每次调查都必须列表上报,详细记录调查对象、地址、联系方式、资质材料,并提供原始报价记录。调查材料或调查报告由专人整理归档。企业组织多人进行市场调查后,形成本企业的《意向供应商名录》。
特别提示,即使企业只需要一个采购员就能完成主要采购工作,企业也有必要安排他人进行市场调查,以确保企业有供应商选择的主动权。
供应商选择管理
只有进入《意向供应商名录》的供应商才能成为企业的选择对象。采购人员主导合作谈判,企业的技术、生产、工艺、品质、成本、物流负责人参与讨论选择。必要时,工艺、品质人员还需要对供应商提供的样品进行检测,确认符合企业生产要求,才能列入谈判对象。
供应商选择是确定双方愿意合作,能够合作,并不是下订单。企业通常对主要材料供应商至少确认三家以上可合作对象。合作规模、合作频率在合同中明确。
采购合同签订管理
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