企业制度建设方法
2017/7/18 来源:张国祥老师 作者:张国祥

企业制度建设是一项持续不断的工作,也是企业的长期工作。任何企业在其成长转型时期都会面临一次制度优化与完善过程。企业实施公司化运作,进行制度建设既是基础工作,也是紧迫工作。公司化运作的标志就是制度化、流程化、标准化,进而达到管理系统化水平。
企业进行制度建设的方法与步骤如下:
一、制度建设 统一管理。
制度建设是一项系统管理工程,必须企业负责人挂帅,成立有各方代表参加的制度建设领导小组。领导小组确定企业制度建设的周期、梳理企业制度建设大纲,确定企业制度撰写的原则,确定合格制度的评判标准,确定制度草案的分工原则,确定参与人员的奖励标准,确定制度起草、讨论、审核、审批的程序,确定企业制度管理办法。确保企业制度建设有组织有领导有计划按步骤有条不紊进行。
如果企业原有制度数量多,就必须增加一项制度清理或者叫盘点工作,以甄别保留、修改、废止事项,以确保新的制度建设体系完整统一。
在企业制度建设阶段性工作完成之后,企业有必要设立制度管理专职岗位,如制度法制处处长(科长、部长或经理),也有企业称为制度文化处长(科长),全权负责企业制度的执行与改善工作。
二、起草制度 归口负责。
制度起草工作按照归口管理原则,一般由该项工作的主管部门负责人负责。如品质管理制度的起草工作通常由品质管理部经理负责。主管部门负责人或亲自执笔或委托下属员工执笔均可,但最终对制度草案负责的是主管部门负责人。
对于新办业务或者企业即将开展的工作事项,暂时没有主管部门的制度起草任务则由制度建设领导小组讨论后,指定人员起草。
一般而言,制度建设遵循谁主管谁负责原则。如果企业进行了流程优化工作,其制度建设责任就不言自明了:各四级流程的授权岗位就是制度起草负责人。
三、集体讨论 集思广益。
前面之所以强调起草制度归口负责,就是强调起草责任而不是制订责任。制度制订是企业权力,不是个人权力。虽然所有制度都有负责人签发,但签发人必须是法人代表或董事会授权责任人。而企业的任何制度在签发之前,都必须进行广泛讨论,让更多利益相关者或者说执行者参与讨论。归口负责人主持征求意见,并尽可能将讨论意见纳入制度修改草案。
集体讨论至少要分三步进行。一是起草人小范围征求关联岗位员工意见;二是在此基础上,由上级主管组织具有广泛代表性的员工代表参与讨论;三是最后报企业制度建设领导小组审批。有的制度还必须经职工代表大会审议。领导小组审批本身也是一次优化讨论。
四、广泛宣传 上下认同。
制度方案审批通过后,必须进行广泛宣传教育,让制度内容被制度执行者充分知晓。宣传教育的同时也是一次征求大众意见的过程,如果多数员工提出异议,该制度就应该重新检讨修订,直到获得大多数员工认可为止。制度只有在上下认同后才正式颁布、员工广泛知晓后才开始执行。
五、与时俱进 持续改善。
企业制度建设只有起点,没有终点。任何制度都是企业特定阶段的产物,随着企业发展壮大,制度需要修改完善;随着市场环境发生改变,企业制度也需要随之改变;随着企业管理水平的提升,过去约束的行为不再出现,制度也需要改变。企业管理本身就是一个不断发现问题、解决问题的过程。持续改善是企业管理永恒的主题,制度建设也不例外。
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