【原创】人力资源管理信息化需要关注的非技术因素
2010/11/17 来源:中国人力资源开发网 作者:付加林

  信息化人力资源管理系统是涉及管理机制、业务重组、流程再造、信息技术、网络技术等多个方面的复杂系统工程,需要参与系统规划、建设、实施、运维和应用的人员具备复合型知识结构、丰富的管理经验、全面的协调能力。在系统建设和应用过程中,需要随时规避和处理系统建设中的诸多问题。笔者在多年建设和应用信息化人事和人力资源管理系统过程中,经常遇到一些直接影响系统建设进程和应用效果的非技术性问题,需要引起高度的重视。

  一、建立信息内容集中存储、分工维护、授权访问、充分共享的管理制度。人事信息具有很强的保密性和敏感性,在以往的工作模式下,单位的人事信息往往由人事部门按照职责分别保管,各司其职、各负其责,信息很难查阅和共享。信息化的管理模式下,首先需要有效地整合和管理人力资源信息、业务管理信息,将信息内容标准化、规范化、电子化,并采用数据库的方式统一存储、充分共享。管理方式的改变,必然需要管理机制和管理模式的调整,因此,在规划和设计信息化人力资源管理系统时,需要合理规划和设计信息采集、加工、维护、管理、访问的各个环节,制订有效的管理制度和流程,使信息内容管理工作与日常的人事业务工作紧密结合,明确分工、责任到人,才能确保信息维护及时到位和信息访问安全。

  二、建立自动更新维护信息内容的机制。信息内容管理是信息化管理的基础,信息内容的完整、准确、规范是信息化系统长期稳定运行的前提。而在管理系统实际应用中,大多数的用户对信息内容的需求远大于维护信息的热情,他们只是关注职责范围内的业务工作,对信息结构体系和维护信息内容不感兴趣。对于他们来说,有了信息管理系统以后,信息数据唾手可得、准确可靠是顺理成章的,但是维护信息是痛苦的、难以承受的,总希望别人维护信息,然后方便自己使用。因此,一些单位虽然制定了比较详尽的信息管理制度,但难以有效的执行,最终由于数据库的信息内容得不到及时、有效地维护,使得信息管理系统被搁置和弃用的现象经常出现。因此,在建立信息内容维护的相关制度的同时,还需要建立有效的信息维护机制和业务流程,在制度层面解决谁来维护的问题,在业务层面解决怎样维护的问题,尽量通过合理的业务分工和自动化的后台存取机制实现信息维护,将人为的因素降至最低限度。笔者所在单位规划和建设信息化管理系统过程中,曾经采用把信息更新维护机制与业务流程相结合的办法,在用户使用业务流程办理业务的过程中,由系统后台按照预定的规则自动获取新产生的业务信息项,并自动、实时地更新维护到数据库中,使计算机能够代替人工完成大量的枯燥的信息维护工作,一方面保证了信息维护的及时和准确,另一方面减轻了信息维护的工作强度,取得了良好的效果。

  三、关注非结构化数据的管理。国内厂商开发的信息管理系统多数都是以管理结构化信息内容为主,很少涉及非结构化信息内容。按照业内的普遍看法,在实际的业务工作中,文档、图片、表格、音视频文件等非结构化信息占总信息量的80%,能够被加工整理成结构化信息的只占20%左右。因此,在信息化管理系统中应高度关注非结构化信息的新建、编辑、存储、传递和使用,需要把非结构化信息与结构化信息进行有效的关联,并实现两种信息形式的统一检索。

  四、注重实现人事信息的共享和集成。人事信息数据是单位和企业信息化的基础,一方面可以为人事和人力资源管理工作提供工作的依据,另一方面也可以为各方面的管理提供有力的支持。例如,在单位和企业建设各种信息化系统时都需要实时、规范、准确的组织机构信息、职责岗位信息、人员信息、客户信息等,而这些恰恰是信息化人力资源管理系统的管理内容。因此,在规划信息化人力资源管理系统过程中,要高度重视与其它应用系统的接口,以资源服务的形式为其它应用系统提供机构、岗位、人员等方面的信息,在扩展人力资源系统应用范围的同时,充分发挥系统的综合效益。

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