关于员工档案管理的KPI

　　无论是对于一家企业还是对于一位依靠“组织”而生存的职员来说，关于个人档案的管理问题一直是个被普遍关注的话题。

　　鉴于中国的劳动人事档案关系这一历经数十年的传统模式，虽然改革开放以及方方面面市场化进程的不断完善，但想一下子打破沿袭如此之久并且在某些社会职业发展环节当中牟千丝万缕的联系，却依然是个既严肃且繁琐的恼人问题。

　　从人事档案现状而言，虽然包括当今的大学毕业生们在内越来越多的人视之为鸡肋，在寻找工作或是到异地寻求发展的过程中完全不把个人档案当回事，甚至很多企业的人力资源部门也完全没有将其放在眼里，并且由于忽视与个人档案相关的管理，给企业发展和人员管理造成了很大的隐患。

　　另外，我国现行的养老保险等社会保险制度不仅没有将之彻底抛弃，在很多地区和城市甚至仍以档案关系作为最重要的费用缴存依据和必不可少的手续。此外，很多所谓的“人才档案管理部门”正是依靠这一“欲废还休”的政策创造着经济效益。以北京市人才服务中心为例，拥有着全市最大的档案管理中心，共保管档案12余万份，而且这些档案的利用率相对很高，表现在出具人事证明、婚育证明、出国政审、职称评定、工龄认定以及各种保险的相关手续等方面。

　　笔者在外企人力资源管理部门工作十数年，历经了个人档案关系从“干部指标”这类不可或缺的个人身份证明，到一批批“人档分离”甚至“死无对证”的年轻人的无可奈何与愤懑，虽然不可能在这项政策之下有何一劳永逸的良策，但还是要从企业管理角度评估一下员工档案管理的关键所在，其中几项KPI（关键绩效指标）我想还是可以作为衡量人力资源部门甚至整个企业管理水平的重要参考因素。

　　一、国家相关政策的要求

　　正如上面所提到的，无论是社会保险制度还是与职称评定、政审等相关的手续要求，个人档案还是必不可少的一道重要环节，尽管可以通过一些变通的手段达成部分目的，但国家机关以及相关的企事业单位的整个劳动人事制度还是依照惯常的模式在运行，很难完全回避得了，或者势必会造成一定的麻烦。

　　作为企业，赢利当然是永恒的目的，其中尽可能降低运营成本自然是企业生存需要考虑的重要因素，于是在考虑人才录用以及人力资源发展企划的时候，很多企业都不得不把档案关系的相关情况作为一个筛选和淘汰的标准。尽管很多求职者对此十分不满，但我认为企业这样的做法完全是可以理解的，而且从某种程度来说这也称得上是一种不得已而为之的“长远”考虑。尤其是一些规模和影响力较大的企业，人员的内部流动以及包括出入境等诸多业务往来越来越频繁，与其在今后为档案所在地的原因引起许多不必要的麻烦，还不如在能力水平相当的候选者中挑选一些档案关系明了者以有效地回避掉可能出现的问题。当然，如果某位侯选者是“一将难求”，那么企业也须下定决心承担起因此而发生的与费用或手续相关的金钱或时间上的开销。

　　二、有效的风险规避措施

　　在我所接触或处理过的多宗与个人档案相关的案例中，几乎所有的纠纷和最终的不愉快基本上全部源自员工个人在办理档案关系时“留了一手”。

　　一位方姓的销售员在入职前一再声明档案关系由原单位转入公司指定的人才档案管理机构没有任何问题，只是因原单位人事负责人住院等多种名义希望延后办理，人力资源部门因业务需要和业务部门经理的不断催促，允许了他先加入公司之后再办理档案手续。之后他又是以各种理由一拖再拖，直到人力资源部门无法为其缴存社会保险而多次向他警告之后，他才不得已说出他与原单位之间的复杂关系，实际上他尚未与原单位解除劳动合同，从劳动法的角度来说公司已经与他产生了双重劳动关系，而造成这种现状的原因虽然不能由公司负全责，但也要承担不小的干系。尤其是他本人不愿主动请辞的时候，人力资源部门面临了极大的压力，一旦处理不当会给公司的整体形象造成极坏的影响。

　　很多时候当入职者有意回避档案关系的问题，或是无法给出合理解释的时候，这里面往往潜伏着很大的隐患，包括双重劳动关系、未完成的工作或......More↓↓↓