OA如何与企业管理结合 发挥其最大价值
2009/8/15 

    核心提示:  导读:一个良好的OA系统,应该以计划为核心、以控制为手段,实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”的办公管理思想。那么OA系统如何与管理思想结合呢?主要体现在“工作管理”、“沟通管理”、“管理创新”和“授权机制管理”四个方面。本文先详细阐述OA系统如何与工作管理相结合。

  前大部分OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的,基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等,实现了日常工作方方面面的管理。但一个较好的OA系统远没有这样简单,必需融入管理的思想,引进切实可行的管理技术,让OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了办公事务,所以OA系统一定要架构于管理基础之上,才能确保OA系统的有效性和实用性,一些企业上了OA系统后反而办公工作更多了,主要原因是OA与管理的定位问题,本末倒置的缘故。

  一个良好的OA系统,应该以计划为核心、以控制为手段,实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”的办公管理思想。那么OA系统如何与管理思想结合呢?主要体现在“工作管理”、“沟通管理”、“管理创新”和“授权机制管理”四个方面。本文先详细阐述OA系统如何与工作管理相结合。

  一切办公活动过程归根到底是由“人通过工作”来完成的,因此,工作管理是OA系统的基本组成单元,工作管理问题解决的深度也决定了OA系统的应用水平,工作管理的成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个体现“以人为本”设计思想的OA系统,应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体的系统体系之中。

  做好个人工作管理

  在办公管理中,无论任何工作、任何事情,最终都是通过人来完成的,管理的本质是人。“个人工作管理”系统解决个人工作效率的问题,包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。

  “个人总结”是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结,既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结,也可以按需要的时间段进行分类统计,及时了解员工的工作和任务的进展情况,把握工作进度,总结工作得失。

  “任务备忘”提醒本人将要做的一些重要任务,既可由本人创建,也可以是其他相关人员创建。

  “个人助理”是个人办公的计算机秘书,可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录,能够将各种常用信息迅速地分类保存,便于以后工作中查找使用,为个人办公提供更细致的服务。

  “工作计划”用来设置个人的工作日程,并在设定的时间给予提示,防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自已的工作、自已自行安排的工作,即可以避免时间冲突,又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在“工作计划”中为下属人员安排的日程,在下属人员的“个人工作计划”中也能看到。

  “工作处理”包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等,将每项工作分解开来,便于工作的管理。每项工作都配以甘特图,使工作表述得更加明了。

  按照工作性质,又将个人的工作分为“负责的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等,这种清晰的工作分类,极大地方便了工作的查询和处理。

  目前大部分OA系统很难将企业业务工作落实到个人办公上,个人工作管理的设计,可使个人办公与部门办公、企业业务有机地结合起来。

  实现组织管理
  
  组织管理解决人与人之间联合工作的问题,并要建立一套完整的工作监控管理机制,最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题,系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源......点击查阅全文......↓