中小企业ERP应用如何缩小理想与现实的差距
2009/8/10 

    核心提示:导读:为什么ERP系统在演示时流程都跑得很流畅,但一到用户手使用时,就全变了味?这其中的奥妙在于哪里呢?这是因为ERP系统在演示时,都没有考虑例外情况。而企业日常活动中,总难免会出现意外情况。对于这些意.....

    为什么ERP系统在演示时流程都跑得很流畅,但一到用户手使用时,就全变了味?这其中的奥妙在于哪里呢?这是因为ERP系统在演示时,都没有考虑例外情况。而企业日常活动中,总难免会出现意外情况。对于这些意外情况,ERP一般都规定了比较严格的处理要求。但实际上,企业的日常管理通常都达不到这个要求。

    也就是说,企业的实际运营与ERP的要求还有差距。但是,两者的差距到底有多少呢?也没有人专门作过统计。今天笔者来总结一下,企业由于各种因素的限制,一般在哪些方面没有达到ERP的要求。

一、原材料入库与领料的矛盾

     如一笔原材料,在1月5日晚上8点,供应商送到企业。但是,员工都下班了,只剩下一个仓库值班员在上班,人家不会ERP的相关操作。若在平时,可以在第二天下班再补单据。但是,有可能这笔材料是急料,生产部门当天晚上10点就要安排生产,需要用到这笔材料。企业往往在系统没有开出单据的情况下,就直接从仓库中领料。若不像前面用料那么急,通常直接领料第二天再补料也没有多大关系,只要别忘了补单子就可以了。但是,现在就有点麻烦了。第一,这笔材料一入一出要补两张单据,而且必须先补入库单,再补领料单(如果顺序搞错,要么领料单无法审核,要么会出现负库存);第二,如果忘了补单麻烦就更加大了。笔者遇到过一个客户,他们曾经因为这种情况没有录入单据。而后干脆都忘了这件事。如此一来,材料的入库出库的数量是对平了,软件上看不出问题来。可在对账时,才发现供应商送过这批材料。事后,查了好久,才发现已经在生产线上用掉了。

     在很多企业,这种情况都普遍存在。因为,在晚上一般都没有文员值班。也就是说,ERP系统操作员不能够时刻就位,这就会导致ERP系统的单据无法及时录入。而这跟ERP系统的单据及时录入的原则相违背。那该如何调和这两者之间的矛盾呢?

笔者认为,可以采取如下这几种方案。

    1、当ERP操作员不能就位时,先用手工单据代替,第二天上班后,再在系统中补录。在实际操作时,还是需要注意调查清楚之前所有的入出库动作和相应欠缺的单据。同时,有些单据还要注意先后顺序。为了确保无误,企业可以按部门设立录入单据的时间限制。如对于仓库部门,要求在第二天上班后,半个小时内,把昨天晚上的交易单据补齐;而生产部门,则在接下去的半个小时内,把单据补全。如此,就不会发生负库存或者单据无法审核的问题了。

    2、可以对一些员工进行简单的培训。虽然一线的操作员,不怎么会利用电脑,但是,稍加培训后,其还是可以进行一些简单的操作,如单据的生成等等。当然,企业在排班时,也可以做一些调整,把那些有一定电脑基础的员工,排在不同的班次。其次,可以给他们开单据的权限,而没有审核的权限。如此,第二天上班后,其他人员可以对他们开的单据校对一次,看看有没有错误,校对无误后,再审核。这样就可以防止漏开单据了。