5S管理制度方案
2003/11/17 

5S管理规范草案

第一条 总则
   为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下制度。
  第二条 本制度适用于公司本部及各外埠公司全体员工。
  第三条 整理
  1. 每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。
  2. 每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。
  3. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”;
  分类如下:
  1) 设备:电脑、打印机、文具、书籍等;
  2) 空间:柜架、桌椅、储物箱等。
  3) 物品:个人用品、装饰品
  4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ;
  5. “不要”物品经各部门主管判定后,集中报废或拍卖;

必要品的使用频率和常用程度基准表
  常用程度 使用频率 处理方法
  低 ? 过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用 丢弃


   ? 在过去的6个月中只使用过一次的物品
  ? 一个月使用一次的物品 集中存放(例如归档或存放在库房中)

高 ? 一周使用一次的物品
  ? 每天都使用的物品
  ? 每小时都要使用的物品 保存在办公桌或随身携带

第四条 整顿
  ? 卡座区整顿:
  1. 办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
  2. 抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料;把这个空间从充分利用起来,可以放下面这些东西:
  ? 个人的东西
  ? 个人的参考资料(文件夹、辞典、手册、商品目录等)
  ? 文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等)
  ? 空白稿纸、不常使用的文具等
  3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内;
  4. 电脑:电脑置写字台左前角,竖式主机置桌面下;
  5. 卡座屏风:内外侧不允许有任何张贴;
  6. 垃圾篓:罩塑料袋,置写字台下右前角;
  7. 桌洞下不得堆积杂物。
  8. 外衣手袋:请置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放在办公桌椅上。

? 办公室整顿:
  1. 办公室:桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品;
  2. 抽屉:同卡座区规范;
  3. 电脑:桌面呈45度角贴墙放置,竖式主机置桌面下;
  4. 垃圾篓:置于桌后;
  5. 饮水机:放指定地点,不得随意移动;
  6. 报刊:必须上报架,或阅完后放入办公桌内;
  7. 外衣手袋:同卡座区规范
  ? 文件、资料管理整顿:
  1. 档案管理依据《集团档案管理制度》执行
  2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;
  3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;
  4. 储存公用信息的软盘采取保护措施,使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系,建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后,一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样,保存在专用的夹子里。

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