流程图到底应该由谁来画?
2018/5/21 来源:张国祥老师 作者:张国祥

这本来不应该成为一个问题的。可是事情偏偏不是这样,在具体操作中碰到类似问题还真不少。一是有企业负责人提出让咨询师画好流程图给企业选择,二是有咨询同行碰到企业人员提出让他们画流程图之后交给企业,三是我在讲课时,也遇到个别管理者说,企业人员太忙,最好有人帮助他们画好流程图,他们执行就行了。还有部分咨询人员签订合同后,就闭门造车,时间一到就提交一整套流程图的……简直五花八门、不一而足。
这在我看来,都不是正常现象。
到底一个企业的流程图应该由谁来画?我们首先得搞清楚流程图是用来干什么的。
大家都知道企业有制度,也知道制度是用来约束和规范企业成员行为的。那么流程就是制度的补充,或者说是制度某些要求的细化和完善。制度往往规定企业可以有什么样的行为,不可以有什么样的行为,规定哪些事情可以做、哪些事情不允许做,当然还有遵守制度的奖励和违反规定的处罚。事情的具体步骤在制度里是体现不出来的。凡是成规模的企业,为了提高办事效率、统一做事方式,减少不确定性、消除管理真空地带,往往就会进行流程梳理,进而优化,以达到企业整体效率提升的目的。流程只是对制度允许做的事情进行细化,不能做的事情流程不会去涉及。企业流程管理要达到的目的就是对一系列可以做的事情的先后秩序和参与岗位做出准确界定。
这下我们就应该明白了,流程是每个企业都存在的客观事物,是每个企业都在运行的活动组合。只不过对流程进行管理的企业,能够自觉调整、优化,让流程趋于简洁。没有对流程管理的企业,其办事秩序就会像脱缰之马,左冲右突,毫无章法。这样的企业办事效率低下也就在情理之中了。
每个企业都有办事流程。每个企业的流程因有无管理而不同,也因企业文化、人员素质有差别而不同,还因企业历史不同而不同。天下没有两片相同的树叶,也没有两个完全相同的人,更没有两个完全相同的企业。那么每个企业的做事流程也是各具特点的。不可能相同,也不应该相同。对这些流程最清楚的就是企业从事这份工作的相关岗位员工。因此,与该流程图相关的岗位员工来画这个流程图是最恰当的。
而每一个流程都会涉及到两个或两个以上岗位,因此,流程图让一个人制作也是有不足的,有人说了制作流程图应该群策群力、集思广益,即流程参与者共同绘制是最佳选择。
当然掌握流程图技术的人毕竟是少数,懂电脑的人也不是全部。如此说来,画流程图还真的只能是企业的少数人。不过这并不重要。企业订制度也是集思广益的结果,执笔的人只不过是记录了大家的意见、汇总了大家的思想而已。画流程图的人也应该是这样,由企业内部了解相关流程运行情况的员工主笔(应该是主持电脑操作)就可以了。
流程图毕竟是指导企业员工工作和规范操作行为的,让外部人士代劳,所谓越俎代庖是要不得的。